Vous trouverez ci-après les recommandations tirées de l'examen du centre régional Oaklands et de l'examen par un gestionnaire indépendant de la sécurité et de la protection des patients, ainsi que de leurs soins généraux :

• Le centre Oaklands devrait mettre en œuvre, dans toutes ses résidences, une méthode globale et uniforme de surveillance de l'utilisation des portes extérieures (c.-à-d. donnant sur l'extérieur de la maison) comme des portes intérieures (c.-à-d. des chambres). On devrait afficher le mode d'emploi des systèmes de surveillance dans le bureau de la résidence, à côté du panneau central.
• Le système de surveillance devrait avoir les caractéristiques suivantes :

a. Toutes les portes extérieures et intérieures devraient être munies de dispositifs reliés à un panneau de contrôle central situé dans le bureau;

b. Le système d'alarme des portes intérieures devrait permettre d'activer ce système seulement pour ces portes lorsqu'il faut surveiller les allées et venues d'une ou d'un pensionnaire;

c. L'ouverture de toute porte extérieure ou intérieure devrait être signalée au poste de surveillance central par des indices auditifs et visuels;

d. L'ouverture d'une porte intérieure dont l'alarme est activée devrait produire un signal auditif discret différent de celui qui est utilisé pour les portes extérieures;

e. L'ouverture de toute porte extérieure devrait produire un signal auditif discret audible dans toute la maison;

f. Le signal auditif ne devrait s'arrêter qu'en réinitialisant le signal au poste de surveillance et non pas en fermant la porte;

g. Il devrait être impossible d'arrêter le système de surveillance des portes extérieures;

h. Le système de surveillance devrait avoir une batterie de secours en cas de coupure de courant;

i. Il faudrait vérifier le système une fois par jour, en ayant un membre du personnel qui ouvre chacune des portes surveillées et un autre qui réinitialise le dispositif d'alarme au poste de surveillance central;

j. Le contrôle quotidien du système de surveillance devrait être mentionné dans le registre des événements quotidiens de la maison.

• L'organisme devrait avoir un protocole écrit traitant de ce qu'il faut faire quand on a ramené une ou un pensionnaire à une maison après une absence inopinée (p. ex. errance, fuite, fugue).

a. Le protocole devrait comporter des attentes concernant ce qui suit :

- Communication de l'incident d'absence inopinée à tous les membres du quart de travail,

- Documentation de l'incident,

- Signalement de l'incident aux responsables pertinents,

- Évaluation du degré de risque d'une autre absence de la ou du pensionnaire,

- Élaboration de stratégies pour réduire le risque que la personne s'absente de nouveau;

b. Le protocole devrait aussi comporter l'attente que l'on surveille la ou le pensionnaire en tout temps après un premier incident d'absence inopinée, jusqu'à ce que l'on prenne la décision de cesser la surveillance visuelle et que l'on mette cette décision par écrit;

c. Le protocole devrait être affiché dans le bureau de toutes les résidences.

d. Tous les employés en poste (à plein temps, à temps partiel et occasionnels) devraient suivre le plus rapidement possible une orientation concernant ce protocole;

e. Tous les nouveaux employés (à plein temps, à temps partiel et occasionnels) devraient, avant de travailler dans une résidence, suivre une orientation concernant ce protocole et faire l'objet d'une évaluation pour voir s'ils l'ont compris exactement.

• L'organisme devrait afficher dans le bureau de chaque résidence les directives de signalement des personnes disparues, et notamment :

a. Les démarches à faire;

b. Les numéros de poste téléphonique des personnes susceptibles de participer à la recherche;

c. Les endroits où effectuer la recherche, avec une carte des lieux et des environs;

d. Un formulaire à utiliser pour consigner les démarches ou les recherches, les heures et les principales responsabilités.

• L'organisme devrait concevoir un formulaire pour consigner l'inventaire des vêtements de chaque pensionnaire.
• L'organisme devrait ajouter une rubrique « errance / fuite » à la section « Type d'incident » de son Rapport d'incident.
• L'organisme devrait s'assurer que ses règles et directives relatives aux personnes disparues mentionnent l'attente que tous les membres du personnel qui connaissent les allées et venues de la personne et les vêtements qu'elle portait le jour de sa disparition soient interrogés pendant l'enquête.
• L'organisme devrait faire au moins tous les six mois des exercices non programmés concernant les directives relatives aux personnes disparues, et examiner l'exactitude et la rapidité avec lesquelles ces directives sont appliquées.
• L'organisme devrait s'assurer que toutes les règles et directives relatives à la sécurité personnelle des pensionnaires, y compris celles qui concernent les personnes disparues et les directives en cas d'urgence :

a. sont révisées et mises à jour au besoin tous les ans pour tenir compte des normes, des méthodes et de la technologie actuelles;

b. indiquent clairement sur chaque page le titre et la source de la règle, la date à laquelle elle a été approuvée ou révisée, et le numéro de page ainsi que le nombre de pages (p. ex. page 2 de 8).

• L'organisme devrait remettre en place un système centralisé de classement des dossiers des clients pour veiller à la sécurité et au respect de la confidentialité des dossiers des clients.

• L'organisme devrait revoir le recours au local d'isolement et d'apaisement dans la maison 1, ainsi que la consignation au dossier et le signalement ultérieurs des faits, aux fins de conformité à ses règles et directives.
• L'organisme devrait revoir la consignation au dossier et le signalement de l'errance dans la maison 1, aux fins de conformité à ses règles et directives.
• L'organisme devrait revoir la consignation des faits au diagramme de l'humeur dans la maison 1, aux fins de conformité à ses règles et directives.
• L'organisme devrait s'assurer que les niveaux de soutien en matière de surveillance mentionnés à la section 2 « Niveaux de soutien » du plan de soutien personnel comportent une évaluation chiffrée et un descripteur (p. ex. niveau deux – surveillance étroite), et que les niveaux de soutien en matière de surveillance pour chaque pensionnaire soient affichés dans le bureau situé dans la maison.
• L'organisme devrait veiller à l'application d'une méthode uniforme de consignation des heures pour les rapports de quart, pour les rapports d'incident et autres documents concernant les méthodes professionnelles, en utilisant la méthode de 12 heures ou de 24 heures, mais pas un mélange des deux.
• L'organisme devrait revoir sa méthode de sélection du personnel qui effectue des remplacements afin de s'assurer :

a. qu'il y a des critères mis par écrit pour évaluer si un membre du personnel connaît suffisamment une maison pour y travailler;

b. qu'il y a une liste indiquant quel membre du personnel a rempli les critères pour travailler dans des maisons précises;

c. qu'aucun membre du personnel n'est affecté pour travailler seul dans une maison pour laquelle il n'a pas rempli les critères.

L'organisme devrait tenir une consultation avec les pensionnaires, les familles et le personnel sur les avantages et les inconvénients d'un programme volontaire d'utilisation des dispositifs personnels de localisation pour les pensionnaires susceptibles d'errance ou de fugue.