Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario
Comité d'élaboration des normes d'accessibilité pour le transport
MANDAT
Janvier 2008
Le présent document remplace l’ancien document sur le mandat du Comité d'élaboration des normes d'accessibilité pour le transport affiché sur le site Web du MSSC en octobre 2005.
Table des matières
- Contexte
- Processus d’élaboration des normes
- Objet
- Mandat
- Rôles et responsabilités du comité
- Produits livrables clés et calendrier
- Rôles et responsabilités des membres
- Présidence
- Responsabilités de la présidente ou du président
- Facilitation
- Rôle de la facilitatrice ou du facilitateur
- Durée du mandat
- Direction générale de l’accessibilité pour l’Ontario
- Conflit d’intérêts
- Transparence
- Confidentialité
- Frais
- Soutien en matière d’adaptation pour les membres
- Réunions et investissement en temps
- Quorum
- Personnes suppléantes ou mandatées
1. Contexte
La Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (« la Loi ») est entrée en vigueur par sanction royale, le 13 juin 2005. Elle a pour objet :
a) d’une part, l’élaboration, la mise en œuvre et l’application de normes d’accessibilité en vue de réaliser l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario en ce qui concerne les biens, les services, les installations, le logement, l’emploi, les bâtiments, les constructions et les locaux d’ici le 1er janvier 2025;
b) d’autre part, la participation des personnes handicapées, du gouvernement de l’Ontario et des représentants d’industries et de divers secteurs économiques à l’élaboration des normes d’accessibilité.
Le ministre des Services sociaux et communautaires (« le ministre »)1 est chargé d’établir et de superviser un processus d’élaboration et de mise en œuvre de toutes les normes d’accessibilité nécessaires à la réalisation des objets de la Loi. Ces normes sont établies par le lieutenant-gouverneur en conseil, par règlement.
À cette fin, le ministre doit par ailleurs créer des comités ayant pour rôle d’élaborer des propositions de normes d’accessibilité en vue de leur éventuelle adoption par règlement.
Ces comités sont constitués des personnes suivantes :
- des personnes handicapées, ou encore leurs représentantes ou représentants;
- des représentantes et représentants des industries, des secteurs de l’économie ou des catégories de personnes auxquels s’applique une norme d’accessibilité;
- des représentantes et représentants des ministères du gouvernement de l’Ontario;
- les autres personnes ou organisations que le ministre estime souhaitables.
Des particuliers peuvent être nommés pour siéger au comité en tant que membres consultatifs. Les membres consultatifs peuvent offrir au comité des points de vue différents, des conseils, des connaissances spécialisées et d’autres commentaires. Les membres consultatifs comprendront une représentation équilibrée de représentantes et représentants des ministères du gouvernement de l’Ontario et de personnes handicapées ou de leurs représentantes ou représentants.
La structure du comité est telle que globalement 50 pour cent des membres votants et des membres consultatifs sont des personnes handicapées ou leurs représentants.
Les comités d’élaboration des normes créés aux termes de la Loi ne sont pas des organismes du gouvernement de l’Ontario. En conséquence, leurs membres ne seront pas considérés être des personnes nommées par le gouvernement ni liées à celui-ci dans une relation employeur-employé.
Avant de créer des comités d’élaboration des normes pour une industrie, un secteur ou une catégorie de personnes ou d’organisations particulières, le ministre consultera d’autres ministres qui assument des responsabilités à l’égard de cette industrie, de ce secteur ou de cette catégorie.
Le ministre doit également fixer le mandat de chaque comité et rendre ce mandat public. En cas d’incompatibilité entre la Loi et le mandat, la Loi l’emporte sur le mandat.
2. Processus d’élaboration des normes
Normes d’accessibilité communes
Le ministre a créé des comités d’élaboration des normes chargés de proposer des normes communes qui permettront éventuellement de surmonter les obstacles qui sont communs à tous les secteurs, et qui pourront s’appliquer de façon générale à toutes les personnes et organisations en Ontario.
Le Comité d'élaboration des normes d'accessibilité pour les services à la clientèle, créé en février 2006, s’est acquitté de son mandat. Une norme pour le service à la clientèle a été adoptée par règlement et elle est entrée en vigueur le 1er janvier 2008.
L’intention est d’élaborer d’autres propositions de normes communes dans les domaines suivants. Un Comité d’élaboration des normes a été mis sur pied dans chaque domaine :
- Milieu bâti - Normes s’appliquant à l’accès et à la sortie des bâtiments, y compris à la circulation à l’intérieur de ceux-ci, aux espaces extérieurs, y compris à la hauteur des comptoirs et guichets, à la largeur des allées et portes, au stationnement, aux panneaux, aux voies d’accès pour piétons et aux systèmes de signalisation.
- Emploi - Normes s’appliquant à l’embauche et au maintien en poste des employés et travailleurs rémunérés.
- Information et communications - Normes s’appliquant entre autres, mais pas exclusivement, à l’information et aux communications qui sont fournies personnellement, par téléphone, par voie électronique ou en format imprimé aux personnes auxquelles elles sont destinées.
Les normes d’accessibilité communes proposées, une fois qu’elles auront été officiellement adoptées par voie de règlement, pourront s’appliquer à l’ensemble des industries et des secteurs de l’économie.
Normes d’accessibilité sectorielles
En février 2006, le ministre a créé un comité d’élaboration des normes chargé de proposer une norme d’accessibilité spécifique au domaine du transport. Dans ce contexte, « transport » s’entend des modes de transport de voyageurs qui sont du ressort de la province ou des municipalités (notamment les transports en commun municipaux et les taxis). La proposition de norme initiale du comité a été affichée aux fins d’examen public durant l’été 2007.
La création d’autres comités chargés d’élaborer des normes spécifiques à d’autres secteurs pourra suivre, le cas échéant.
Les normes d’accessibilité sectorielles proposées, une fois qu’elles auront été adoptées par voie de règlement, ne s’appliqueront qu’aux personnes et organisations dans le secteur concerné. Elles viseront peut-être à éliminer des obstacles propres au secteur en question dont les normes d’accessibilité communes ne traitent pas.
3. Objet
Un comité d’élaboration des normes a été créé aux termes de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, baptisé Comité d’élaboration des normes d’accessibilité pour le transport (le « comité »). Le ministre a défini et publié le mandat du comité en octobre 2005, mandat qui relève de sa compétence.
Depuis que ce mandat a été affiché en 2005, des modifications ont été apportées aux comités d’élaboration des normes pour veiller à ce que 50 pour cent des membres appartiennent à la communauté des personnes handicapées. Les représentants ministériels ne voteront plus. Cependant, ils continueront de mettre leurs connaissances spécialisées à la disposition des comités.
Compte tenu de ces modifications, le mandat révisé de 2008 a été conçu et rendu public.
L’objet de ce mandat révisé est de fournir au comité des instructions et orientations quant à la manière de s’acquitter de son rôle et de ses responsabilités. La Direction générale de l’accessibilité pour l’Ontario (« la Direction générale ») pourra apporter de temps à autre des précisions quant à la portée et à l’application de la norme proposée, auquel cas celles-ci feront partie intégrante du mandat révisé.
4. Mandat
Le Comité d’élaboration des normes d’accessibilité pour le transport concevra et remettra au ministre une proposition de norme d’accessibilité pour le transport, tel qu’exigé aux termes de la Loi et du mandat révisé.
La proposition de norme d’accessibilité pour le transport portera sur les obstacles en matière d’accessibilité pour les personnes handicapées dans le domaine des services de transport publics et privés. Par services de transport privés et publics, on entend les modes de transport des voyageurs au sein du territoire provincial et municipal (par exemple, les transports en commun et les taxis).
Aux termes de la Loi, on définit comme un « obstacle » tout ce qui empêche une personne handicapée de participer pleinement à toutes les facettes de la société en raison de son handicap. S’entend notamment d’un obstacle physique ou architectural, d’un obstacle en matière d’information ou de communications, d’un obstacle comportemental, d’un obstacle technologique, d’une politique ou d’une pratique (« barrier »).
Voici la définition du terme « handicap » aux termes de la LAPHO de 2005 :
a) tout degré d’incapacité physique, d’infirmité, de malformation ou de défigurement dû à une lésion corporelle, une anomalie congénitale ou une maladie et notamment, sans restreindre la portée générale de ce qui précède, le diabète sucré, l’épilepsie, un traumatisme crânien, tout degré de paralysie, une amputation, le manque de coordination motrice, la cécité ou une déficience visuelle, la surdité ou une déficience auditive, la mutité ou un trouble de la parole, ou la nécessité de recourir à un chien-guide ou à un autre animal, à un fauteuil roulant ou à un autre appareil ou dispositif correctif;
b) une déficience intellectuelle ou un trouble du développement;
c) une difficulté d’apprentissage ou un dysfonctionnement d’un ou de plusieurs des processus de la compréhension ou de l’utilisation de symboles ou de la langue parlée;
d) un trouble mental;
e) une lésion ou une invalidité pour laquelle des prestations ont été demandées ou reçues dans le cadre du régime d’assurance créé aux termes de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail.
5. Rôles et responsabilités du comité
Le comité :
- veillera à ce que la réalisation de l’objectif de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario constitue la considération première dans toutes les activités du comité, y compris ses délibérations, activités et produits livrables;
- s’acquittera de ses responsabilités aux termes de la Loi et du mandat révisé en prenant toutes ses décisions par consensus. Consensus signifie en l’occurrence que les membres du comité devront s’entendre sur l’essentiel d’une décision. Le processus devra tenir compte de l’opinion de l’ensemble des membres dans le cadre du règlement des conflits. L’unanimité n’est pas indispensable au consensus.
- tiendra compte de tout l’éventail de handicaps lorsqu’il cernera les obstacles en matière de services de transport publics et privés en Ontario, et élaborera une proposition de norme d’accessibilité pour le transport en vue de surmonter ces obstacles. Le comité ne devrait fixer que des exigences qui sont propres au secteur du transport et qui ne figurent pas dans les normes communes;
- examinera et soutiendra, de façon équilibrée et équitable, le point de vue et les intérêts des divers intervenants du secteur des transports de l’Ontario, y compris les services publics et privés de transport des voyageurs, les organismes, groupes, collectivités et personnes handicapées;
- entreprendra les travaux du comité de façon à préserver et renforcer la confiance du public dans l’intégrité et la capacité du comité d’exécuter ses fonctions aux termes de la Loi, dans l’intérêt public et de façon juste, efficace et opportune;
- veillera, dans la mesure du possible, à ce que tout matériel produit par le comité, sous forme écrite ou autre, qui sera rendu public, soit clair et rédigé dans un langage simple, concis, logique et sans ambiguïté. Seront inclus notamment les procès-verbaux des réunions du comité, les rapports provisoires et la proposition de norme d’accessibilité pour le transport;
- offrira aux personnes handicapées qui siègent au comité les adaptations nécessaires à chaque phase du processus;
- respectera le mandat révisé, les règlements et les modalités qui lui sont fournis, toute orientation donnée par le ministre et les articles de la Loi qui portent sur ses rôles et responsabilités;
- examinera et prendra en compte tous les renseignements, matériel et conseils fournis par le ministre pour appuyer le comité dans ses travaux;
- concevra des objectifs à long terme en matière d’accessibilité pour le transport :
- tel qu’exigé par la Loi, fixera des objectifs d’accessibilité à long terme pour les industries, secteurs de l’économie ou catégories de personnes ou d’organisations en Ontario chargés de la prestation des services de transport publics et privés dans la province. Pour ce faire, le comité déterminera les mesures, les politiques, les pratiques et les exigences touchant les services de transport en Ontario qui, à son avis, devraient être mis en œuvre au plus tard le 1er janvier 2025;
- élaborera une proposition de norme d’accessibilité pour le transport :
- le cas échéant, peaufinera la portée et l’application de la norme, en s’appuyant sur le mandat révisé et les renseignements et documents fournis par la Direction générale de l’accessibilité pour l’Ontario (la « Direction générale »);
- le cas échéant, créera des sous-comités qui fourniront des conseils et des ébauches de parties d’un projet de norme. Par exemple, on pourra établir des sous-comités qui seront chargés de concevoir des parties propres à un secteur (ou à un sous-secteur) de l’ébauche de norme proposée;
- établira les exigences permettant de repérer, de supprimer et de prévenir les obstacles relatifs aux services de transport des voyageurs dans les secteurs de compétence provinciaux et municipaux, notamment, sans s’y limiter, les véhicules et moyens de transport suivants :
- autobus
- transports en commun spécialisés
- tramways
- métros
- autobus et trains de banlieue
- traversiers et bateaux de plaisance
- taxis et limousines
Éliminera éventuellement les obstacles liés à ce qui suit :
- adaptation en matière de mobilité;
- accès aux véhicules;
- circulation interne;
- éclairage;
- places assises;
- toilettes;
- opérations d’urgence ou pannes;
- signalisation et systèmes d’information publique;
- panneaux de destination et d’itinéraire;
- services réservés; et
- tout autre obstacle propre à un secteur qui n'est pas visé par les sujets communs (service à la clientèle, milieu bâti, emploi et information et communications).
- identifiera les personnes ou les organisations qui doivent mettre les exigences en œuvre;
- précisera les dates limites pour la mise en œuvre des exigences, par intervalles d’une durée maximale de cinq ans;
- le comité sera chargé d’élaborer des normes techniques et non de créer ou d’adapter des politiques ou des programmes gouvernementaux. Pour élaborer un projet de norme réaliste, le comité tiendra compte des enjeux économiques et techniques actuels et futurs. Le comité prendra également en considération les enveloppes de financement provinciales et municipales actuelles pour les services de transport et les cycles normaux de planification des entreprises et de renouvellement des immobilisations;
- remettra au ministre la proposition de norme initiale d’accessibilité pour le transport;
- à l’issue de l’examen par le public du projet de norme, finalisera la norme d’accessibilité :
- en tenant compte des commentaires reçus durant l’examen public;
- en apportant les changements que le comité juge souhaitables, et
- en remettant la norme proposée au ministre.
- approuvera les procès-verbaux des réunions et les remettra au ministre qui les rendra publics;
- répondra de façon opportune aux demandes de renseignements et de rapports provenant de temps à autre du ministre.
6. Produits livrables clés et calendrier
Le comité accomplira ce qui suit dans les délais précisés :
a) Orientation et formation obligatoires – Les nouveaux membres du comité doivent suivre une séance d’orientation et de formation organisée par la Direction générale.
b) Plan de travail du comité – Une fois que le comité se réunira de nouveau au printemps 2008, il préparera un plan de travail révisé qu’il remettra au ministre, au plus tard lors de la deuxième réunion du nouveau comité créé. Le plan de travail esquissera les activités du comité, les étapes clés et le calendrier d’exécution conformément aux échéances fixées dans le mandat révisé. Par la suite, le comité mettra à jour le plan de travail, le cas échéant, et en remettra une copie au ministre.
c) Finalisation de la proposition de norme – Un rapport sur les commentaires émanant du public sera rédigé par la Direction générale et les commentaires seront transmis au comité aux fins d’examen. Le comité étudiera les commentaires du public, obtiendra des renseignements complémentaires, le cas échéant, et modifiera la norme proposée, s’il le juge souhaitable, en fonction des commentaires du public. Au plus tard 10 mois après que le comité se sera réuni de nouveau au printemps 2008, il remettra au ministre la proposition finale de norme de même que son rapport aux fins d’examen par le public.
La proposition finale de norme précisera ce qui suit :
- les exigences relatives au repérage, à l’élimination et à la prévention des obstacles dans le domaine du transport, qui peuvent inclure, entre autres, celles qui figurent à la section 5 du mandat révisé.
- les personnes ou les organisations nécessaires à la mise en œuvre des exigences;
- la date à laquelle les exigences devraient être mises en œuvre, par intervalles d’une durée maximale de cinq ans.
d) Procès-verbaux des réunions et rapports provisoires – Au plus tard à la réunion suivante du comité, ce dernier approuvera et remettra au ministre le procès-verbal de la réunion précédente, qui devra inclure un rapport d’activité relatif à l’élaboration de la proposition de norme d’accessibilité pour le transport. Remarque : le procès-verbal des réunions du comité qui ont eu lieu avant l’examen public n’a pas besoin d’être approuvé par les nouveaux membres.
7. Rôles et responsabilités des membres
Chaque personne membre du comité, en plus de contribuer à l’exécution du rôle et des responsabilités confiés à celui-ci :
a) suivra toute orientation et formation obligatoires mises en place pour aider le comité à s’acquitter de son rôle et de ses responsabilités;
b) participera activement à toutes les réunions planifiées du comité;
c) durant toutes les réunions et autres activités du comité, présentera au mieux de ses compétences, ses points de vue et intérêts au niveau stratégique, de même que les points de vue et les intérêts des organisations, industries, secteurs de l’économie ou autres catégories de personnes, d’organisations ou de communautés d’intérêts qui l’ont parrainée à cette fin;
d) examinera la documentation qui lui aura été fournie avant toute réunion du comité et sera prête à en discuter lors de la réunion;
e) examinera le procès-verbal de chaque réunion du comité pour vérifier que les intérêts mis de l’avant y sont bien reflétés;
f) exécutera dans les délais prévus les tâches qui lui sont confiées individuellement;
g) participera de façon efficace et de bonne foi à toutes les activités du comité;
h) collaborera avec les autres membres du comité en vue d’arriver à des prises de décisions par consensus;
i) contribuera à l’établissement des priorités du comité et de l’ordre du jour de ses réunions;
j) participera aux travaux d’éventuels sous-comités, le cas échéant;
k) travaillera au besoin avec des personnes et organisations externes au comité pour appuyer les activités de celui-ci;
l) tiendra compte des conseils et des commentaires d’autres intervenants comme les membres du public qui viennent faire des exposés devant le comité ou qui prêtent une aide au comité dans l’exécution de ses fonctions;
m) divulguera à la présidente ou au président du comité tout conflit d’intérêts, conformément à la section 14 du mandat révisé;
n) respectera les exigences de confidentialité, conformément à la section 16 du mandat révisé.
8. Présidence
Le ministre nommera une personne indépendante et compétente à la présidence du comité, de même que quelqu’un pour remplacer celle-ci dans ses fonctions en cas d’absence.
9. Responsabilités de la présidente ou du président
Dans le cadre de l’exécution de ses fonctions, la présidente ou le président :
a) agira de façon tout à fait impartiale;
b) facilitera l’établissement de l’ordre du jour des réunions du comité;
c) favorisera l’analyse stratégique et équilibrée de l’ensemble des questions et des problèmes pertinents, sous divers angles;
d) règlera les différends éventuels par voie de médiation, conformément aux règles et modalités révisées fournies au comité;
e) déterminera à quel moment un consensus est atteint;
f) décidera quand une proposition finale de norme sera présentée au ministre, en tout ou en partie;
g) consignera par écrit tout conflit d’intérêts déclaré et en informera le ministre;
h) vérifiera l’exactitude du procès-verbal des réunions du comité;
i) dirigera l’élaboration du plan de travail du comité;
j) décidera de la nécessité de créer un ou plusieurs sous-comités, en consultation avec la facilitatrice ou le facilitateur et la Direction générale;
k) examinera et autorisera les demandes de nomination de membres suppléants ou mandatés lors d’une réunion du comité;
l) comparera les travaux du comité et des éventuels sous-comités aux exigences de la Loi, au mandat révisé et au plan de travail, afin de pouvoir accomplir ce qui est attendu d’eux dans les délais prévus.
10. Facilitation
Une facilitatrice ou un facilitateur sera à la disposition du comité, le cas échéant.
11. Rôle de la facilitatrice ou du facilitateur
Dans le cadre de l’exécution de ses fonctions, la facilitatrice ou le facilitateur pourra, afin d’aider la présidente ou le président à s’acquitter de ses responsabilités :
a) guider les délibérations du comité afin de l’aider à accomplir ce qui est attendu de lui;
b) aider le comité en facilitant la discussion et en assurant une ouverture d’esprit et un climat de collaboration;
c) veiller à assurer la participation efficace, équilibrée, juste et égalitaire de tous les membres du comité durant les délibérations et discussions;
d) aider la présidente ou le président à régler d’éventuels différends;
e) de concert avec la Direction générale, conseiller la présidente ou le président au sujet de la création de sous-comités et faciliter les travaux et discussions des sous-comités créés, le cas échéant.
12. Durée du mandat
Les membres siégeront au comité pendant une durée maximale de 10 mois à compter de la date de réunion du printemps 2008. Le ministre peut, à son gré, modifier la durée du mandat des membres individuels, y compris résilier le mandat d’un membre du comité, tout comme il peut modifier la durée du mandat du comité dans son ensemble.
À moins d’indication contraire de la part du ministre, le comité cessera d’exister une fois que le ministre aura informé le comité de sa décision de recommander ou non au lieutenant-gouverneur en conseil l’adoption de la norme proposée par règlement, de façon intégrale, en partie ou avec des modifications.
13. Direction générale de l’accessibilité pour l’Ontario
La Direction générale appuiera le ministre dans l’exécution de son rôle et de ses responsabilités aux termes de la Loi. Elle aidera le comité à s’acquitter de son rôle et de ses responsabilités, afin d’assurer l’efficacité des délibérations et des activités du comité conformément à la Loi, au mandat révisé, de même qu’aux règles et modalités révisées qui seront fournies au comité.
La Direction générale recevra les rapports et autres documents préparés par le comité à l’intention du ministre et facilitera le déroulement des réunions, c’est-à-dire :
- assister à toutes les réunions du comité d’élaboration des normes;
- rédiger une ébauche des ordres du jour, procès-verbaux et autres documents pour examen par le comité en temps opportun, et les distribuer;
- agir en tant que dépositaire de tous les dossiers et documents du comité;
- fournir des services de soutien administratif au comité, le cas échéant;
- gérer toutes les questions financières liées aux travaux du comité;
- adapter rapidement et adéquatement tous les aspects des travaux, délibérations et autres activités du comité aux besoins des personnes handicapées;
- consulter d’autres ministères et les informer à propos de tout problème ou de toute préoccupation pendant toute la durée du mandat du comité.
14. Conflit d’intérêts
Une personne membre d’un comité d’élaboration des normes se trouve en situation de conflit d’intérêts lorsque ses intérêts privés ou personnels priment sur l’exercice de ses responsabilités en tant que membre du comité, ou risquent d’entraver l’exercice de ses responsabilités. Un conflit d’intérêts peut être réel, perçu ou potentiel et il peut se produire avant, durant et après le mandat de membre d’un comité. Sans limiter la portée générale de ce qui précède, toute personne membre d’un comité d’élaboration des normes se trouve en situation de conflit d’intérêts si elle-même ou un membre de sa famille tirent un gain ou un avantage personnel de son mandat de membre du comité. Une personne membre du comité se trouve également en situation de conflit d’intérêts si elle utilise ou divulgue des renseignements confidentiels sans l’autorisation écrite préalable, soit du ministre, soit de la présidente ou du président du comité, selon le cas.
Toute personne membre du comité qui se trouve dans une situation pouvant raisonnablement être considérée comme étant un conflit d’intérêts réel, perçu ou potentiel doit sans tarder en aviser la présidente ou le président du comité, par écrit.
La présidente ou le président du comité doit à son tour, sans tarder, aviser par écrit le ministre de toute situation pouvant être raisonnablement interprétée comme étant un conflit d’intérêts réel, perçu ou potentiel.
L’inobservation des exigences ci-dessus pourra entraîner la résiliation par le ministre du mandat du membre visé ou encore de la présidente ou du président.
Le ministre décidera si une situation constitue un conflit d’intérêts et il collaborera avec la présidente ou le président du comité, avec ses membres, ou avec les deux, le cas échéant, pour résoudre ce problème.
15. Transparence
Outre ce qui est fixé par la Loi ou par le mandat révisé, tous les documents et matériel conçus par ou pour le comité seront accessibles au public, sur demande. Les documents et le matériel du comité sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
16. Confidentialité
Dans l’exercice de leurs rôles et responsabilités de membres du comité, les membres pourront avoir accès à des renseignements délicats ou confidentiels, qui leur seront transmis soit par d’autres membres, soit par la Direction générale de l’accessibilité pour l’Ontario, soit par d’autres intervenants. Les membres du comité et toute autre personne participant aux activités de celui-ci sont censés respecter, le cas échéant, le caractère délicat ou confidentiel des renseignements personnels portés à leur connaissance. En outre, tous les renseignements personnels sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
Les membres du comité peuvent partager des renseignements avec des membres ne faisant pas partie du comité lorsque ces derniers font part au comité de leurs points de vue, intérêts et positions et lorsqu’il s’agit d’aider les membres du comité à arriver à un consensus. Veuillez noter que bien qu’on ne considère pas qu’il s’agisse d’une violation du caractère confidentiel des renseignements, les renseignements personnels ne devraient pas être divulgués sans avoir obtenu l’autorisation légale de le faire, ou l’autorisation de la personne concernée par les renseignements personnels de divulguer les renseignements.
Tous les documents, communications, travaux et activités du comité sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, de même qu’à toute autre disposition législative provinciale ou fédérale applicable.
17. Frais
Les membres du comité peuvent, le cas échéant, demander à la Direction générale, par écrit, le remboursement de leurs dépenses liées à leurs déplacements. Ces dépenses pourront leur être remboursées conformément à la directive sur les frais de déplacement, de repas et d'accueil du gouvernement, qui leur sera distribuée.
Si des considérations financières empêchent une personne de participer aux activités du comité, cette dernière peut soumettre une demande d’aide par écrit à la Direction générale. Une aide pourra lui être accordée, le cas échéant, à la discrétion du ministre.
18. Soutien en matière d’adaptation pour les membres
On fournira un soutien en matière d’adaptation pour les personnes handicapées, le cas échéant. Il pourra s’agir, entre autres, de documents dans des formats préférés comme des documents électroniques, imprimés, en braille ou en gros caractères, de services d’interprétation ou d’aides à la personne, ou encore du remboursement des frais déboursés pour l’hébergement (comme les frais de déplacement des aides à la personne ou des soignants).
Les membres du comité doivent aviser la Direction générale de leurs besoins en matière d’adaptation, avant la séance d’orientation et de formation du comité, pour que les mesures d’adaptation puissent être prises en temps opportun.
19. Réunions et investissement en temps
Les réunions du comité auront normalement lieu à Toronto et dureront entre un et deux jours. En principe, le comité se réunira toutes les six à huit semaines. De plus, les membres des comités, et en particulier les membres des sous-comités, devront vraisemblablement passer du temps entre les réunions à prendre connaissance de documents et à effectuer d’autres tâches.
20. Quorum
Au moins la moitié des membres votants, plus un membre votant, constitueront le quorum. Les réunions n’auront normalement pas lieu s’il n’y a pas quorum ou si tous les secteurs au sein du comité ne sont pas représentés par des membres votants.
21. Personnes suppléantes ou mandatées
Le cas échéant, un membre du comité peut nommer une personne suppléante ou donner une procuration, à condition que la personne suppléante ou mandatée possède une expertise et une expérience analogues aux siennes.
Les personnes suppléantes ou mandatées doivent être approuvées par l’organisation qu’elles représentent et doivent pouvoir agir en tant qu’agents au nom du membre du comité, avec pleins pouvoirs de vote et de signature.
Si les personnes suppléantes ou mandatées sont nommées pour des particuliers (c’est-à-dire des membres qui ne représentent pas une organisation), alors le membre initial du comité doit prouver à la présidente ou au président que la personne suppléante ou mandatée a les pleins pouvoirs de vote et de signature au nom du membre.
La présidente ou le président examinera et approuvera pour chaque réunion les personnes suppléantes ou mandatées.
1Toute référence au ministre dans le présent mandat peut également concerner son délégué ou sa déléguée, conformément à l’article 34 de la Loi.