Quel est le rôle de l’employeur ou de la source de revenu?
À titre d'employeur ou de source de revenu, vous avez un rôle important à jouer aux termes de la Loi de 1996 sur les obligations familiales et l'exécution des arriérés d'aliments. Vous aidez directement les enfants et les familles de l'Ontario qui dépendent du versement d’une pension alimentaire, appelée aussi « aliments », par un payeur. Vous aidez également les parents qui doivent verser une pension alimentaire à respecter leurs obligations.
Si votre organisme a été identifié comme l'employeur ou la source de revenu, le Bureau des obligations familiales vous enverra un avis d'ordonnance de retenue des aliments. Il s'agit d'un document juridique que le Bureau des obligations familiales signifie aux employeurs lorsqu'un tribunal rend une ordonnance alimentaire ou qu'une entente de pension alimentaire est déposée. À titre d'employeur ou de source de revenu identifié comme tel, vous devez déduire la pension alimentaire exigible des gains du payeur (la personne à qui le tribunal a ordonné de verser une pension) et virer le montant ainsi prélevé au Bureau des obligations familiales.
Comment l’employeur peut-il entrer en communication avec le Bureau des obligations familiales?
Si vous faites des versements de pension alimentaire pour une ou un de vos employés et que vous voulez obtenir des renseignements, communiquez avec la ligne d'information téléphonique destinée aux employeurs, dont le numéro apparaît au haut de l'avis d'ordonnance de retenue des aliments. Ce numéro est réservé exclusivement aux employeurs. Ne le donnez pas à vos employés.
Pourquoi ai-je reçu un avis d’ordonnance de retenue des aliments à l’égard d’une ou d’un de mes employés?
En Ontario, toutes les ententes de pension alimentaire ordonnées par un tribunal sont déposées auprès du Bureau des obligations familiales. Si l’employeur est connu, le Bureau lui envoie un avis d'ordonnance de retenue des aliments. Il s'agit là d'une pratique habituelle en Ontario qui profite aux familles et aux enfants de l’Ontario qui reçoivent une pension alimentaire qu’a ordonnée un tribunal. L'avis d'ordonnance de retenue des aliments n'est pas une mesure punitive et il ne signifie pas que la personne qui travaille pour vous ne paye pas la pension ou qu'elle a de la difficulté à gérer ses dettes.
Les renseignements figurant dans l’avis sont-ils confidentiels?
Oui. Vous êtes légalement tenu d’assurer le caractère confidentiel de tous les renseignements concernant les retenues faites au titre d’une pension alimentaire. Les précisions sur ces retenues ne doivent être communiquées qu’à la personne qui travaille pour vous, au Bureau des obligations familiales et aux employés de votre organisme qui prélèvent et virent les retenues faites au titre d’une pension alimentaire. Les renseignements doivent être gardés en lieu sûr. Lorsque vous envoyez des documents au Bureau des obligations familiales, vous devez vous assurer qu'aucun renseignement personnel concernant la personne qui travaille pour vous n'est visible dans la fenêtre de l'enveloppe.
À titre d'employeur, est-ce que je peux imposer des frais à la personne qui travaille pour moi pour effectuer les retenues en son nom?
Non. La Loi prévoit que l'employeur ne peut pas congédier, punir, sanctionner ou intimider une ou un de ses employés parce qu’il est obligé d’effectuer des retenues pour le versement d’une pension alimentaire.
Comment calculer le montant à déduire?
L’avis d’ordonnance de retenue des aliments indique toutes les étapes à suivre pour calculer le montant que vous devez déduire et virer au Bureau des obligations familiales.
Si vous avez d’autres questions sur les retenues pour le versement d’une pension alimentaire, communiquez avec la ligne d’information téléphonique destinée aux employeurs, dont le numéro apparaît au haut de l’avis d’ordonnance de retenue des aliments.
L’avis d’ordonnance de retenue des aliments que je viens de recevoir indique que le premier versement est exigible dans trois jours. Que dois-je faire?
Après avoir reçu un avis d’ordonnance de retenue des aliments, vous avez jusqu’à 14 jours pour établir les retenues dans votre système de paye. Le premier jour de paye suivant le délai initial de 14 jours, vous devez commencer à effectuer les retenues sur le salaire net de la personne qui travaille pour vous. Quant à elle, cette personne doit faire parvenir la pension alimentaire exigible à l’égard de la période précédant le prélèvement des retenues par son employeur au Bureau des obligations familiales.
Que dois-je faire si une ou un de mes employés est visé par plus d’un avis d’ordonnance de retenue des aliments ou par plus d’un cas?
Quel que soit le nombre d’avis d’ordonnance de retenue des aliments pouvant viser une personne, vous ne pouvez déduire qu’un montant égal à au plus 50 pour 100 du salaire net de cette personne.
Que dois-je faire si je reçois un avis d’ordonnance de retenue des aliments concernant une ou un de mes employés déjà visé par une saisie-arrêt?
Vous devez communiquer avec la ligne d’information téléphonique destinée aux employeurs, dont le numéro apparaît au haut de l’avis d’ordonnance de retenue des aliments, pour obtenir des précisions sur la marche à suivre. Règle générale, à l’exception des saisies-arrêts au nom du gouvernement fédéral, les avis d’ordonnance de retenue des aliments du Bureau des obligations familiales ont préséance sur toutes les autres dettes, quelle que soit la date de délivrance des autres brefs de saisie-arrêt.
Que dois-je faire si la personne ne travaille pas un nombre d'heures régulier?
Continuez d’effectuer les retenues pour le versement d’une pension alimentaire et de les virer au Bureau des obligations familiales même si le montant varie d'une période de paye à une autre. Rappelez-vous cependant que vous ne pouvez déduire qu'au plus 50 pour 100 du salaire net de la personne.
Est-ce que je peux exclure les payes de vacances, les primes et les commissions?
Non. Les payes de vacances, les primes et les commissions sont considérées comme faisant partie intégrante du revenu ordinaire des employés et elles doivent entrer dans le calcul de leur revenu net.
Dois-je inclure les pourboires?
Non. Les pourboires ne font pas partie du revenu net aux fins des retenues pour le versement d’une pension alimentaire.
Les dépenses remboursées à la personne qui travaille pour moi sont-elles incluses?
Non. Les dépenses remboursées n’entrent pas dans le calcul du revenu de cette personne.
Dois-je dire à la personne qui travaille pour moi que je viens de recevoir un avis d’ordonnance de retenue des aliments?
Oui. Abordez la question avec tact et de manière confidentielle. Sachez que cette personne recevra un double de l’avis d’ordonnance de retenue des aliments.
Que dois-je faire si la personne qui travaille pour moi doit des arriérés mais que le fait de déduire 50 pour 100 de son revenu lui causera des difficultés financières? Que dois-je lui conseiller de faire?
Demandez-lui de communiquer avec le Bureau des obligations familiales. Elle pourra peut-être négocier un calendrier de paiements qu'on appelle aussi un « échéancier de remboursement volontaire de l'arriéré ». Après la conclusion d’une entente à cet égard, le Bureau des obligations familiales vous enverra un nouvel avis d'ordonnance de retenue des aliments qui précisera le montant à déduire au titre du remboursement de l'arriéré. Si la personne qui travaille pour vous veut communiquer avec le Bureau, elle n’a qu’à faire le 1 800 267-4330.
Que dois-je faire si la personne qui travaille pour moi conteste le montant que je déduis?
Ne prenez pas vos directives de cette personne ou de son avocat. Dites à la personne de communiquer avec le Bureau des obligations familiales si des modifications sont nécessaires. Si les modifications demandées sont autorisées, le Bureau des obligations familiales vous enverra un nouvel avis d’ordonnance de retenue des aliments. La personne qui veut communiquer avec le Bureau n’a qu’à faire le 1 800 267-4330.
Que dois-je faire si la personne qui travaille pour moi me demande d’interrompre les retenues parce qu'elle ne doit pas une pension alimentaire?
À titre d'employeur, vous êtes légalement tenu de déduire la pension alimentaire et de la virer au Bureau des obligations familiales. Ne prenez pas vos directives de la personne ou de son avocat. Continuez à effectuer les retenues pour le versement d’une pension alimentaire et à les virer au Bureau des obligations familiales jusqu’à ce que celui ci vous dise d'arrêter. Vous pouvez également faire le numéro de la ligne d'information téléphonique destinée aux employeurs, dont le numéro apparaît au haut de l'avis d'ordonnance de retenue des aliments.
Que dois-je faire si l’avocat de la personne qui travaille pour moi m’envoie une ordonnance du tribunal me demandant d’arrêter « sans délai » d’effectuer des retenues pour le versement d’une pension alimentaire?
Communiquez avec la ligne d’information téléphonique destinée aux employeurs du Bureau des obligations familiales, dont le numéro apparaît au haut de l’avis d’ordonnance de retenue des aliments. Dites à la personne qui vous répond ce que vous avez reçu. N’arrêtez pas d’effectuer les retenues à moins que la personne ne vous dise de le faire.
Que dois-je faire si la personne qui travaille pour moi me dit qu’elle a déclaré faillite?
La pension alimentaire reste exigible et vous devez continuer de la déduire de la paye de la personne qui travaille pour vous. Le Bureau des obligations familiales continue d’exécuter l’avis d’ordonnance de retenue des aliments. Si vous avez besoin de plus de renseignements, communiquez avec la ligne d’information téléphonique destinée aux employeurs, dont le numéro apparaît au haut de l’avis d’ordonnance de retenue des aliments.
Que dois-je faire si l'ancienne conjointe ou l’ancien conjoint d'une ou d’un de mes employés m’appelle et me pose des questions concernant les retenues pour le versement d’une pension alimentaire?
Ne lui donnez AUCUN renseignement, car il s'agit là d'une question confidentielle. La loi vous oblige, en votre qualité d’employeur, à assurer la confidentialité des renseignements concernant les retenues pour le versement d’une pension alimentaire. Personne ne devrait communiquer avec vous pour obtenir des renseignements. Invitez la personne qui vous téléphone à communiquer avec le Bureau des obligations familiales, au 1 800 267-4330.
Que dois-je faire si j'ai reçu un avis d'ordonnance de retenue des aliments du Bureau des obligations familiales mais que la personne nommée dans l’avis ne travaille pas pour moi?
Vous devez communiquer avec le Bureau des obligations familiales dans les dix jours suivant la réception de l'avis. Indiquez au Bureau que la personne nommée dans l'avis ne travaille pas pour vous. Vous pouvez écrire ce renseignement sur l'avis que le Bureau vous a envoyé et l'envoyer par télécopieur au 416 240-2401.
Que dois-je faire si la personne qui travaille pour moi est mise à pied ou incapable de travailler à cause d'une blessure?
Vous devez informer le Bureau des obligations familiales dans les dix jours de tout changement dans le statut de la personne au sein de votre organisme. Envoyez une lettre indiquant le nom de la personne, le numéro du dossier et la raison de l’interruption des retenues pour le versement d’une pension alimentaire. Si la personne touche des indemnités d'assurance-invalidité de courte ou de longue durée, dites-le nous et donnez-nous le nom de l'assureur de votre organisme. Notre adresse postale est la suivante :
Bureau des obligations familiales
Ministère des Services sociaux et communautaires
C.P. 220
Downsview (Ontario) M3M 3A3
Vous pouvez aussi l’envoyer par télécopieur au 416 240-2401.
Si votre organisme est inscrit au service de remise par Internet du Bureau des obligations familiales, appelé Paiement Automatique en Ligne Novateur pour les Employeurs (PAULINE), vous n'avez qu'à remplir la formule électronique et en ligne de changement du statut d'emploi pour signaler une interruption des retenues pour le versement d’une pension alimentaire.
J'utilise le système PAULINE pour virer les retenues au Bureau des obligations familiales. J'ai utilisé la formule électronique de changement du statut d'emploi pour signaler qu’une personne avait été mise à pied. Est-ce que je dois tout de même envoyer une lettre papier?
Non. La formule électronique de changement du statut d'emploi dûment remplie et envoyée au Bureau des obligations familiales est considérée comme un avis suffisant de la part de l'employeur. Lorsque le Bureau des obligations familiales reçoit votre avis électronique, le renseignement est versé au dossier de la personne et les mesures appropriées sont prises. Cependant, nous vous conseillons d’imprimer une copie de la formule dûment remplie pour vos propres dossiers.
Pourquoi est-ce que je reçois encore des avis après avoir mis à pied une personne et en avoir informé le Bureau des obligations familiales au moyen d’une lettre lors de l’envoi du dernier chèque?
N’envoyez pas de lettres ni de correspondance à l’adresse de réception des paiements du Bureau des obligations familiales. Lisez les directives dans la section Remise par chèque ou mandat pour de plus amples renseignements et pour connaître l’adresse postale à utiliser pour toute la correspondance. Consultez également la section Paiement Automatique en Ligne Novateur pour les Employeurs (PAULINE) qui vous indiquera comment envoyer vos messages et vos paiements par voie électronique.