décembre 2016

10.1 : Avis et processus de révision interne

Compétence législative

Articles 24 et 27, paragraphe 28 (1), et article 68 de la Loi.
Articles 67 à 71 du Règlement 134/98.
Article 4 du Règlement 136/98.

Exigences de vérification

Une copie de l’Avis de décision figure au dossier.

Les demandes de révision interne sont consignées et les documents appuyant les décisions prises en matière de révision interne figurent au dossier.

Application de la politique

Avis de décision

Toutes les décisions ayant une incidence sur l’admissibilité d’une personne à l’aide financière doivent comprendre les renseignements suivants :

  • la décision prise et ses incidences sur l’aide financière ou la participation;
  • la ou les raisons sous-tendant la décision et les dispositions législatives pertinentes sur lesquelles se fonde la décision;
  • la date de prise d’effet de la décision;
  • une mention selon laquelle la décision peut ou non être portée en appel devant le Tribunal de l’aide sociale (le « Tribunal »);
  • une mention selon laquelle, d’une part, une révision interne est nécessaire avant d’interjeter appel de la décision au Tribunal et, d’autre part, la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire doit présenter par écrit une demande de révision interne signée dans les trente jours civils qui suivent la réception effective ou réputée de l’Avis de décision;
  • les règles et procédures applicables au processus de révision interne, les délais prévus pour réviser la décision et communiquer un avis, et la forme de l’avis;
  • la mention, s’il y a lieu, du droit pour la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire d’interjeter appel d’une décision au Tribunal en cas de contestation de la décision rendue après la révision interne ou de demande de révision interne à laquelle l’agent de prestation de services ne donne pas suite dans les trente jours civils suivant la réception de la demande écrite.

Des explications claires doivent être fournies à la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire pour éviter que des demandes d’appel soient fondées sur des malentendus relatifs à une décision.

Format et manière de communication des décisions qui ont été approuvés par la directrice ou le directeur

Un Avis de décision doit être communiqué par écrit ou par voie électronique et être remis en main propre à la personne qui fait une demande ou au bénéficiaire, être envoyé par courrier ordinaire affranchi ou être envoyé par voie électronique dans le Système automatisé de gestion de l'aide sociale (SAGAS). Toute communication produite et envoyée par l’intermédiaire du SAGAS sera automatiquement stockée dans le fichier du client. Des copies de tout avis de decision produit hors du SAGAS doivent également être versées au dossier.

Remarque : La directrice ou le directeur a approuvé le format électronique en voie de développement dans le cadre de la nouvelle technologie. L’utilisation de tout autre format exige l’approbation de la directrice ou du directeur. Pour obtenir une approbation, les agents de prestation de services doivent fournir par écrit l’assurance que le format et la manière proposés :

  • sont conformes aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP);
  • sont protégés contre tout accès non-autorisé;
  • permettent d’avoir accès facilement à l’information à des fins de vérification;
  • sont conformes aux exigences en matière de conservation et de destruction des dossiers.

Demande de révision interne

La personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire peut demander la révision interne de n’importe quelle décision. En cas d’appel de la décision devant le Tribunal, la demande de révision interne doit être présentée avant l’audition de l’appel (pour plus de renseignements, voir la Directive 10.2: Appels). Une décision non susceptible d’appel devant le Tribunal peut quand même faire l’objet d’une révision interne.

Si la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire conteste une décision, elle doit présenter sa demande de révision interne dans les trente jours civils qui suivent le jour de la réception effective ou réelle de la décision. La demande doit être faite par écrit, sauf en cas de décision non susceptible d’appel devant le Tribunal.

La demande écrite de révision interne peut être présentée au moyen de la Demande de révision interne (formule 2880) ou d’une lettre ou d’une note signée par la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire.

Si la formule Demande de révision interne n’est pas utilisée, la lettre ou la note doit comprendre les éléments suivants :

  • une déclaration selon laquelle la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire veut faire réviser la décision;
  • le motif pour lequel la décision est contestée;
  • le nom et la signature de la personne qui demande la révision et le numéro d’identification du cas.

Demandes verbales et prorogation des délais

Dans des circonstances exceptionnelles, l’administratrice ou l’administrateur peut accepter une demande verbale de révision interne d’une décision et proroger le délai de présentation d’une demande écrite au-delà des trente jours civils prévus. Pour ce faire, l’administratrice ou l’administrateur doit être convaincu qu’il existe des motifs raisonnables d’accorder une prorogation de délai pour demander une révision interne. Les motifs raisonnables en pareil cas comprennent notamment les circonstances dans lesquelles la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire ne pouvait respecter le délai prescrit en raison de ce qui suit, selon le cas :

  • non-réception de la décision suffisamment à l’avance pour présenter une demande (p. ex., régions isolées où il faut plus de trois jours ouvrables pour livrer le courrier);
  • circonstances atténuantes (p. ex., trouble de santé ou deuil);
  • trouble médical urgent d’une personne dont est principalement responsable la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire;
  • problème d’alphabétisation ou obstacle linguistique.

Révision interne

La révision interne est un processus administratif informel et la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire n’a pas besoin d’avocat. Cependant, elle peut choisir de se faire accompagner d’un avocat à toute rencontre tenue durant le processus de révision interne.

Une fois la demande reçue, la révision interne doit avoir lieu dans les trente jours civils. Si elle n’a pas lieu dans ce délai et que la décision est susceptible d’appel devant le Tribunal, la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire est informée de son droit d’interjeter appel de la décision devant le Tribunal sans révision interne.

La personne qui procède à la révision ne doit pas être celle qui a pris la décision initiale; elle doit cependant avoir un pouvoir décisionnel égal ou supérieur à celui de cette personne. Si cela est approprié, l’agent de prestation de services peut demander à un autre agent de prestation de services de procéder à la révision interne (pour plus de renseignements, voir la Directive 11.2 : Délégation de pouvoirs).

Pendant le processus de révision, la ou le responsable de la révision :

  • examine le dossier, y compris l’Avis de décision, pour déterminer si la décision réunit toutes les conditions suivantes :
  • elle est conforme aux dispositions législatives et réglementaires et à la politique en vigueur,
  • elle se fonde sur une application pertinente des dispositions législatives et réglementaires et de la politique en vigueur,
  • elle est raisonnable,
  • elle se fonde sur des éléments d’information factuels et complets,
  • elle se fonde sur une interprétation correcte des faits,
  • elle résulte d’un usage approprié des pouvoirs discrétionnaires,
  • elle ne découle pas d’une erreur administrative;
  • tient compte des éléments d’information supplémentaires que fournit la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire relativement à la décision;
  • prend une décision en appliquant le test de caractère raisonnable et en se fondant sur les éléments d’information disponibles;
  • résume clairement le ou les motifs qui l’ont amené à prendre sa décision;
  • documente le processus de révision interne.

La ou le responsable de la révision peut communiquer avec la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire pour obtenir des précisions ou vérifier des renseignements rattachés à la décision. Il peut accepter les éléments d’information supplémentaires pertinents que lui communique la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire ou qui lui sont communiqués pour son compte.

Conformément aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire peut avoir accès, sur demande, à tous les renseignements utilisés dans le cadre du processus de révision.

Retrait d’une demande de révision interne

La personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire peut retirer sa demande de révision interne en tout temps durant le processus de révision. La demande de retrait peut être faite verbalement ou par écrit, et la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire doit savoir que le retrait signifie qu’aucun autre appel ne peut être interjeté devant le Tribunal.

Il est recommandé de remplir la formule Demande de retrait de la demande de révision interne (formule 2881) pour confirmer le retrait de la demande de révision interne. Le retrait doit au moins être consigné au dossier. L’agent de prestation de services n’est pas tenu de terminer la révision interne après le retrait de la demande.

Plus d’une demande de révision interne rattachée à la même décision

Si, à la fin du processus de révision interne, la ou le responsable de la révision décide de confirmer la décision originale, mais que la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire communique de nouveaux éléments d’information pertinents avec sa deuxième demande de révision interne ou toute demande ultérieure de révision interne, l’administratrice ou l’administrateur peut décider de procéder à une autre révision interne.

Jours civils

Le délai prévu de trente jours pour demander une révision interne et le délai de trente jours pour la réaliser correspondent à des jours civils. Ces délais doivent être comptés selon les règles suivantes :

  • Dans le cas d’une demande, le premier jour est soit le jour qui suit le jour où l’avis est remis en personne soit le jour qui suit un délai prévu de trois jours ouvrables (les jours fériés et les week-ends étant exclus) après l’envoi par la poste (on suppose que la demande est envoyée le jour qui suit la date de sa mise à la poste).
  • Dans le cas d’une révision, le premier jour de la révision est exclu et le dernier jour est inclus.
  • Dans le cas d’une demande et d’une révision :
  • si le dernier jour est un jour férié, le jour suivant est considéré le trentième jour;
si le dernier jour tombe un jour qui n’est pas un jour ouvrable, le jour ouvrable suivant est considéré le trentième jour.