décembre 2016

9.1 : Réexamen de l’admissibilité

Compétence législative

Paragraphes 7 (3) et 39 (2) de la Loi.
Articles 14, 23, 30, 33 et 35 du Règlement 134/98.
Article 4 du Règlement 135/98.

Exigences de vérification

Les réexamens de l’admissibilité financière et de la participation sont effectués conformément aux normes provinciales.

Les documents appuyant les décisions prises figurent au dossier.

Les dossiers décrivent clairement la situation actuelle de la personne ou du cas en ce qui concerne les conditions d’admissibilité, comme les besoins matériels et l’avoir ou le revenu disponible de la personne bénéficiaire, de son conjoint ou de sa conjointe, et des personnes à charge du groupe de prestataires.

La vérification auprès d’une tierce partie des renseignements relatifs à l’admissibilité (p. ex., revenu et biens) fournis par la personne qui fait la demande est terminée et documentée.

Toutes les ententes de participation sont complètes et à jour dans le cas des personnes qui participent au programme et qui doivent respecter des conditions ou dont les conditions ont été reportées (elles comportent toutes des dates de rappel et aucune date n’est dépassée sans qu’un réexamen ait lieu).

Les activités de participation des personnes bénéficiaires sont conformes aux conditions en vigueur.

Une copie dûment signée de la formule Droits et responsabilités a été versée au dossier et une copie a été remise à la personne bénéficiaire.

Application de la politique

Le personnel doit réexaminer la situation de chaque bénéficiaire pour s’assurer que la personne respecte les conditions d’admissibilité. Cela comprend un réexamen de l’admissibilité financière et un réexamen de la participation. Ces réexamens doivent être effectués conformément aux échéanciers et aux processus établis.  

De plus, le personnel doit surveiller l’admissibilité de chaque bénéficiaire à intervalles réguliers pour s’assurer que tout changement dans sa situation ayant des incidences sur son admissibilité est recensé le mois où il survient. Tous les efforts doivent être faits pour, d’une part, veiller à ce que la personne bénéficiaire reçoive le montant approprié d’aide et, d’autre part, éviter tout paiement excédentaire (voir la Directive 9.3 : Recouvrement des paiements excédentaires pour un complément d’information).

Un processus doit être en place pour permettre aux bénéficiaires de déclarer tout changement à leur situation. L’agent de prestation de services est invité à renforcer la responsabilité de la personne bénéficiaire de signaler tout changement susceptible d’avoir des incidences sur son admissibilité à de l’aide. Les décisions touchant l’admissibilité à l’aide financière sont prises dans les cinq jours ouvrables de la déclaration d’un changement.

Le directeur a décidé que la période de déclaration des revenus applicable aux bénéficiaires du programme Ontario au travail s’échelonne entre le 16 du mois et le 15 du mois suivant pour ce qui est du calcul du montant mensuel payable.

Les décisions relatives à la conformité aux conditions de participation doivent être équitables et être appliquées uniformément.

Réexamens de l’admissibilité financière

Processus de vérification de l’admissibilité

Le processus de vérification de l’admissibilité fait appel à une approche fondée sur le risque afin de procéder au réexamen continu de l’admissibilité des personnes bénéficiaires à l’aide financière.

Le modèle de vérification de l’admissibilité permettra de repérer les cas qui présentent une forte probabilité qu’un changement soit survenu à l’admissibilité financière d’une personne bénéficiaire et qui n’a pas été reflété dans le montant de l’aide accordée. Chaque mois, un pourcentage de cas (3 %) désignés à risque élevé sera confié au personnel aux fins de réexamen.

Lors d’un réexamen, le personnel doit faire une analyse critique et une interprétation du crédit à la consommation auprès d’une tierce partie et des renseignements recueillis dans le cadre du processus de vérification de l’admissibilité afin de déterminer si la personne bénéficiaire continue de satisfaire aux conditions d’admissibilité et si une modification du montant de l’aide financière qui est accordée est nécessaire.

Mise à jour de la demande d’aide (partie 1)

Dans tous les cas, la mise à jour de la partie 1 de la demande d’aide doit être effectuée au moins tous les 24 mois afin de déterminer si une personne bénéficiaire continue d’être admissible à une aide. Des mises à jour plus fréquentes pourraient être indiquées s’il y a un motif de croire que les renseignements fournis à la partie 1 sont inexacts ou périmés

La mise à jour de la partie 1 de la demande d’aide consiste à confirmer la situation de la personne bénéficiaire, y compris le logement, les renseignements financiers et tout autre renseignement lié à l’admissibilité. Les mises à jour peuvent exiger la vérification auprès de tierces parties des renseignements relatifs à l’admissibilité fournis par la personne bénéficiaire.

Remarque : Pour les cas orientés vers le POSPH, le personnel est tenu de mettre à jour la partie 1 de la demande d'aide lorsqu’une mise à jour n'a pas eu lieu dans les trois mois qui ont suivi la date de l’orientation (voir la Directive 2.4: Orientation vers le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées).

Vérification auprès d’une tierce partie

Le réexamen de l’admissibilité prévoit des vérifications auprès d’une tierce partie afin de vérifier les renseignements relatifs à l’admissibilité fournis par une personne bénéficiaire.

La vérification auprès d’une tierce partie comprend les demandes auprès des organismes suivants :

  • ministère des Transports : vérification de la possession de véhicules ou de changements d’adresses;
  • Equifax Canada : vérification des biens;
  • Bureau des obligations familiales : renseignements sur les obligations alimentaires envers les enfants ou l’ex-conjoint;
  • Agence du revenu du Canada : vérification du revenu et des autres renseignements relatifs à l’admissibilité;
  • Assurance-emploi : vérification si des prestations ont déjà été versées ou si la personne bénéficiaire est admissible aux prestations d’assurance-emploi.

D’autres demandes peuvent être faites, au besoin, afin d’obtenir ou de vérifier des renseignements relatifs à l’admissibilité de la personne bénéficiaire ou de tout autre membre du groupe de prestataires.

Examen de la participation

L’examen de la participation est effectué à intervalles réguliers afin de veiller à ce que les personnes bénéficiaires satisfont aux conditions d’admissibilité et font des progrès concernant la préparation à l’emploi, la recherche d’un emploi ou le maintien dans un emploi.

L’examen de la participation doit avoir lieu :

  • au moins tous les trois mois en ce qui concerne les bénéficiaires du programme Ontario au travail et les bénéficiaires dont les conditions de participation sont temporairement reportées;
  • au moins tous les quatre mois en ce qui concerne les bénéficiaires dont les conditions de participation sont temporairement reportées et qui décident librement de participer au programme;
  • au moins tous les six mois en ce qui concerne soit les bénéficiaires dont les conditions de participation sont temporairement reportées et qui sont père ou mère seul soutien de famille avec un enfant à charge ou un enfant temporairement pris en charge qui ne peut pas fréquenter l’école publique, soit les bénéficiaires qui ont au moins 65 ans.

Dans certains cas, la révision et la mise à jour des conditions de participation surviennent à l’expiration d’une activité d’aide à l’emploi. Est comprise la révision qui suit la date de réalisation d’une des activités suivantes :

  • un programme d’éducation de base ou de formation professionnelle liée à un emploi particulier;
  • un questionnaire sur l’aptitude à lire et à écrire, une évaluation ou un programme de formation;
  • un programme de recherche d’emploi structurée;
  • un placement dans la collectivité;
  • l’orientation vers un service de placement dans un emploi si la personne qui participe au programme n’arrive pas à trouver un emploi dans le cadre des activités ci-dessus.

Lorsque la situation d’une la personne qui participe au programme n’a pas changé (p. ex., aucun changement dans les activités d’aide à l’emploi), l’agente ou l’agent chargé de cas peut mettre à jour son entente de participation par téléphone et établir une date d’examen après trois, quatre ou six mois, selon ce qui est approprié en fonction de la situation de la personne qui participe au programme. Par exemple, lorsqu’il est prévu que l’activité d’aide à l’emploi d’une personne qui participe au programme prendra fin le premier du mois qui suit la date de l’examen habituel après trois mois, l’agent chargé de cas peut mettre à jour l’entente de participation avec la personne qui participe au programme, par téléphone, et établir une date d’examen pour le premier du mois qui suit la fin prévue de l’activité d’aide à l’emploi.

Entente de participation

L’entente de participation est l’instrument de réexamen qui permet de contrôler les conditions de participation afin de déterminer l’admissibilité des bénéficiaires. Toutes les personnes qui font une demande dans le cadre du programme Ontario au travail, leur conjointe ou conjoint et toute personne adulte à charge comprise dans le groupe de prestataires doivent remplir et signer une entente de participation. Cela comprend les personnes dont les conditions de participation ont été reportées. L’adulte qui ne reçoit qu’une aide pour soins temporaires pour le compte d’un enfant n’a pas de conditions de participation à respecter.

L’entente de participation est un document évolutif qui change au fur et à mesure que les bénéficiaires participent à des activités d’aide à l’emploi et les réalisent. Elle doit aussi s’adapter aux situations temporaires ou nouvelles dans la vie des bénéficiaires en raison, par exemple, d’une maladie ou d’une blessure ou de l’absence de services de garde d’enfants ou de soins à domicile appropriés pour les membres de la famille à charge.

L’entente de participation doit faire l’objet d’un réexamen aux fins suivantes :

  • consigner les délais fixés pour respecter une exigence ou la modifier;
  • déterminer pourquoi, le cas échéant, des conditions de participation et des délais ne sont pas respectés;
  • étudier les possibilités d’adapter les conditions en fonction de nouvelles activités;
  • s’assurer que les compétences de la personne bénéficiaire, ses aptitudes et sa situation sont documentées de façon appropriée;
  • déterminer si les conditions de participation sont raisonnables et appropriées compte tenu des besoins, des compétences, de la situation et des intérêts de la personne bénéficiaire;
  • évaluer les progrès de la personne bénéficiaire et son expérience lors des entrevues d’emploi ou des placements, et documenter les nouvelles compétences acquises et les étapes à venir.

Examen des résultats

L’examen peut donner les six résultats suivants :

  • aucun changement n’est apporté au montant de l’aide financière ou des prestations accordées à la personne bénéficiaire;
  • aucun changement n’est apporté aux conditions de participation;
  • les activités de participation sont modifiées en fonction de ce qui convient le mieux aux compétences et aux aptitudes de la personne bénéficiaire;
  • l’aide financière et les prestations sont modifiées ou suspendues en raison des changements déclarés dans la situation de la personne ou de la non‑conformité;
  • l’existence d’un paiement excédentaire est établie;
  • la personne bénéficiaire est déclarée inadmissible et l’aide financière est annulée ou réduite.

Si des changements doivent être apportés à l’aide financière, la personne bénéficiaire doit recevoir un avis de ces changements et être informée qu’elle peut demander une révision interne si elle n’est pas d’accord avec la décision prise dans un format et de la manière qui ont été approuvés par la directrice ou le directeur.

Bénéficiaires dont les conditions de participation sont reportées et qui participent librement au programme

Le contrôle de la participation des bénéficiaires dont les conditions de participation sont reportées doit être effectué de la même façon que les contrôles et examens réalisés auprès des participants devant obligatoirement respecter des conditions. Cependant, les renseignements recueillis dans le cadre de ces contrôles ne servent qu’à déterminer si les efforts de ces personnes justifient leur participation continue à des activités d’aide à l’emploi.

Les personnes dont les conditions de participation sont reportées ne peuvent voir leur aide financière réduite ou annulée si elles refusent de faire ou ne font pas des efforts raisonnables pour participer à des activités d’aide à l’emploi.

Circonstances exigeant un réexamen immédiat

Le réexamen immédiat de la participation d’une personne bénéficiaire s’impose si la personne :

  • est incapable de prouver qu’elle a effectivement fait une recherche personnelle d’emploi;
  • ne prend pas part aux activités de recherche d’emploi structurée convenues;
  • manque, sans motif raisonnable, deux orientations vers des agences de placement dans la collectivité, des entrevues d’emploi, une agence de placement, une agence d’aide au travail indépendant, un programme de traitement des toxicomanies, un programme d’éducation de base, un programme de formation professionnelle liée à un emploi particulier ou une évaluation de l’aptitude à lire et à écrire, ou un programme de formation;
  • refuse une offre d’emploi rémunéré;
  • néglige, sans autorisation, de participer à un programme d’éducation de base, un programme de formation professionnelle liée à un emploi particulier, une évaluation de l’aptitude à lire et à écrire ou un programme de formation, aux activités d’une agence de placement ou d’une agence d’aide au travail indépendant, à un programme de traitement des toxicomanies, ou à un placement dans la collectivité pendant plus de trois jours (ou à plus de trois reprises, selon le cas);
  • est supposée prendre part à un placement dans la collectivité ou aux activités d’une agence de placement, mais ne participe pas aux activités prévues;
  • suit un programme d’éducation de base, un programme de formation professionnelle liée à un emploi particulier, un programme d’évaluation de l’aptitude à lire et à écrire ou un programme de formation, mais ne respecte pas les exigences du programme en question;
  • ne répond pas aux objectifs de mise sur pied d’un travail indépendant pendant sa participation aux activités d’une agence d’aide au travail indépendant.

Après avoir passé en revue l’entente de participation avec la personne bénéficiaire, il peut être nécessaire de modifier ses conditions de participation ou de décréter son inadmissibilité.

Inadmissibilité pour des motifs d’inobservation des exigences et conditions prévues

Il existe quatre types d’inobservation des conditions de participation :

  • le refus d’accepter un emploi et de faire des efforts raisonnables pour le conserver;
  • le refus d’accepter, sans motif valable, une orientation vers une activité d’aide à l’emploi, y compris un placement dans la collectivité ou un placement dans un emploi;
  • le refus d’accepter, sans motif valable, une offre de placement;
  • le défaut de faire des efforts raisonnables pour respecter des conditions de participation, sans excuse raisonnable.

La personne qui fait une demande ou qui participe au programme et qui quitte son emploi ou qui est congédiée n’est pas assujettie à une période d’inadmissibilité, sauf si elle ne fait pas d’efforts raisonnables pour accepter et conserver un emploi à temps plein, à temps partiel ou occasionnel, ou participer à une activité d’aide à l’emploi.

Si un agent de prestation de services a été approuvé aux fins de la prestation de l’Initiative de traitement de la toxicomanie, une personne bénéficiaire peut devenir inadmissible si elle refuse de prendre part à un test de dépistage, à une évaluation ou au traitement d’une accoutumance à une drogue qui constitue un obstacle à sa participation à des activités ou à un emploi.

Si la personne qui fait une demande ou qui est membre du groupe de prestataires de la personne qui fait une demande indique qu’elle n’acceptera pas un emploi ou qu’elle ne participera pas à une activité d’aide à l’emploi, l’aide destinée à cette personne peut lui être refusée ou le montant de l’aide versée au groupe de prestataires peut être réduit jusqu’à ce que la personne ou le membre de son groupe de prestataires accepte de participer à l’activité prévue.

Si la personne bénéficiaire ou un autre membre de son groupe de prestataires ne respecte pas les conditions de participation, l’aide destinée à cette personne est annulée ou réduite pendant un mois en cas d’une première inobservation et pendant trois mois en cas de toute autre inobservation ultérieure. L’administratrice ou l’administrateur peut, à sa discrétion, remettre une carte de médicaments à un bénéficiaire pendant une période d’inadmissibilité si l’administratrice ou l’administrateur est convaincu que le bénéficiaire a besoin de médicaments d’ordonnance pour traiter une maladie grave ou son état de santé.

Si l’aide est réduite pour inobservation des exigences ou conditions prévues, le montant de la réduction est égal au montant destiné à la personne fautive au titre de ses besoins essentiels, du logement et des prestations, ou au montant correspondant à ses besoins essentiels et à ses prestations (si la personne a le gîte et le couvert). La personne doit assister à l’ensemble des contrôles de la participation et de réexamen de la situation financière prévus à l’égard du groupe de prestataires.

Si le montant de l’aide destinée au groupe de prestataires est réduit en cas d’inobservation des exigences ou conditions prévues, l’actif appartenant à la personne fautive est toujours inclus dans l’actif total du groupe de prestataires. En outre, le revenu de la personne fautive reste inclus dans le calcul de l’aide destinée au groupe de prestataires pendant la période d’inadmissibilité. Les exemptions de gains et les déductions pour frais de garde d’enfants continuent de s’appliquer.

Si la personne bénéficiaire s’installe dans le territoire relevant d’un autre agent de prestation de services du programme Ontario au travail, les conditions d’inadmissibilité s’appliquent toujours, car elles se rattachent à la personne, et non à l’agent de prestation de services.

En cas de décision d’inadmissibilité ou de réduction de l’aide financière, la personne bénéficiaire peut demander une révision interne et interjeter appel de la décision prise à la suite de cette révision au Tribunal de l’aide sociale.

Critère du caractère raisonnable

Le critère du caractère raisonnable doit viser à déterminer si l’inobservation des exigences ou conditions prévues était intentionnelle ou si elle découlait d’un obstacle à l’emploi ou d’un facteur influant sur l’employabilité de la personne et qui échappait à son contrôle.

Le caractère raisonnable des efforts fournis est déterminé conformément aux pratiques d’affaires courantes et doit tenir compte du degré de correspondance entre, d’une part, les possibilités disponibles et, d’autre part, les intérêts et les compétences de la personne bénéficiaire.

Les agents de prestation de services doivent utiliser le critère du caractère raisonnable décrit dans leur plan d’activités approuvé. Le critère doit être assez souple pour s’appliquer à des attentes différentes, selon l’envergure des besoins en matière d’employabilité.

Le critère du caractère raisonnable peut inclure ce qui suit :

  • maladie temporaire;
  • absence de services de garde d’enfants appropriés;
  • comparution devant les tribunaux ou incarcération;
  • modification ou évolution des besoins personnels de la personne bénéficiaire;
  • modification ou évolution de la situation de la personne bénéficiaire;
  • caractère non approprié de la « correspondance » pour la personne qui participe au programme;
  • manque de ressources pour le programme ou de services à l’appui de l’employabilité à l’échelon local;
  • manque de moyens de transport et de solutions de remplacement;
  • intempéries extrêmes entravant la mobilité.

Rétablissement de l’admissibilité

Les personnes bénéficiaires qui se voient refuser une aide ou dont l’aide est annulée ou réduite pendant un ou trois mois pour inobservation des conditions de participation doivent, en plus de respecter les exigences prévues pour être à nouveau admissibles, présenter une nouvelle demande d’aide ou demander le rétablissement de leur admissibilité à l’expiration du délai prescrit. Une fois leur admissibilité rétablie, elles doivent signer une nouvelle entente de participation.

Si une personne adulte membre d’un groupe de prestataires ne respecte pas les exigences du programme pendant une période prolongée (au-delà de la période initiale d’inadmissibilité), le groupe de prestataires continue de recevoir une aide moins la partie proportionnelle de l’aide attribuable à la personne fautive. Si cette personne choisit de respecter les exigences à la fin de la période d’inadmissibilité, la part proportionnelle qui lui revient est alors rétablie.

Fermeture des dossiers

Un dossier doit être clos lorsque la personne bénéficiaire n’est plus admissible à l’aide ou lorsqu’elle ne fournit pas suffisamment de renseignements pour déterminer son admissibilité.

En cas de fermeture d’un dossier, toute cession à des fins d’aliments doit être annulée.

Si une décision d’inadmissibilité est rendue, le dossier doit être clos. Il doit comprendre la raison appropriée et les documents prévus, notamment ce qui  suit :

  • motif de l’inadmissibilité;
  • date d’entrée en vigueur;
  • date de l’avis.

Si un dossier est clos pour cause d’inadmissibilité, la personne qui participe au programme doit être informée de la décision et de son droit d’interjeter appel dans un format et de la manière qui ont été approuvés par la directrice ou le directeur.

Il faut, à la fermeture d’un dossier dans le Système automatisé de gestion de l'aide sociale (SAGAS) ou dans un autre système technique, indiquer les motifs appropriés pour assurer l’exactitude des données statistiques recueillies dans le système.

Si un dossier est clos pour cause de décès, l’aide financière versée le dernier mois est remis à la succession de la personne décédée.