décembre 2016

9.7 Répression des fraudes

Compétence législative

Articles 57, 58 et 79 de la Loi.
Article 65 du Règlement 134/98.

Exigences de vérification

Les documents appuyant les décisions prises à la suite d'enquêtes sur l'admissibilité d'une personne et le calcul approprié de la réduction du montant de l'aide figurent au dossier.

Les documents relatifs aux enquêtes sur l'admissibilité et les méthodes de suivi pertinentes sont conformes aux normes provinciales.
On procède à des révisions au hasard des dossiers pour s'assurer que toutes les exigences sont respectées.

Application de la Politique

Nul ne doit sciemment obtenir ou recevoir une aide à laquelle il n'a pas droit ou aider ou encourager une autre personne à obtenir ou à recevoir une aide à laquelle cette personne n'a pas droit.

L'administratrice ou l'administrateur détermine s'il y a des motifs raisonnables de soupçonner qu'une fraude pourrait avoir été commise.
L'administratrice ou l'administrateur peut constituer une unité locale de répression des fraudes et désigner des membres du personnel comme agents de révision de l'admissibilité. Ces agents ont pour mission d'évaluer si une personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire est effectivement admissible à l'aide demandée et de faire enquête à cet égard. Les méthodes et modalités appropriées doivent être en place pour que le personnel les suive.

Toutes les allégations de fraude provenant de sources internes ou externes et devant faire l'objet d'une enquête sont saisies dans le Système automatisé de gestion de l'aide sociale (SAGAS)conformément aux protocoles locaux. Les agents de prestation de services dans les Premières nations doivent documenter les renvois pour évaluation et enquête dans leur système de gestion des dossiers.

Évaluation et enquête

Les plaintes relatives à l'admissibilité d'une personne peuvent provenir de sources internes ou externes. Elles peuvent comprendre des allégations de fraude provenant du public (le public peut signaler les cas de fraude présumée au 1 800 394-7867) ou des cas signalés par le personnel quand une comparaison des données ou un examen d'un dossier met en lumière d'apparentes contradictions.
Dans les 30 jours civils suivant la réception d'une plainte, l'administratrice ou l'administrateur doit demander au personnel de mener à bien un examen préliminaire du dossier.

L'examen préliminaire comprend les étapes suivantes :

  • la vérification de la présence du nom de la personne bénéficiaire dans la base de données de l'aide sociale;
  • la vérification de la plainte pour s'assurer qu'elle concerne bien l'admissibilité de la personne;
  • l'examen du dossier de la personne bénéficiaire et, selon le cas, la préparation d'une entrevue avec cette personne;
  • la décision à savoir si le dossier justifie un examen approfondi.

Les cas signalés aux agents de révision de l'admissibilité doivent faire l'objet d'une enquête approfondie, qui comprend la vérification des renseignements grâce à l'obtention des originaux ou de copies certifiées conformes de tous les documents pertinents qui facilitent la prise d'une décision relativement à l'admissibilité d'une personne.

L’examen d’un agent de révision de l’admissibilité doit être mené à bien dans les six mois suivant la décision selon laquelle le dossier justifie un tel examen.

Le nom de tous les plaignants (quand ils sont connus) reste confidentiel et est conservé dans le dossier des agents de révision de l'admissibilité. Les personnes qui ont porté plainte doivent cependant savoir que leur nom risque d'être divulgué si l'affaire donne lieu à une poursuite judiciaire.

Une fois l'enquête terminée, les agents de révision de l'admissibilité dressent un rapport écrit à l'intention de leur superviseur. Ce rapport :

  • contient des recommandations sur l'admissibilité continue de la personne;
  • précise le montant de tout paiement excédentaire ou arriéré;
  • renferme des recommandations sur la question de savoir si l'affaire devrait être signalée à la police pour enquête sur fraude.

Une copie du rapport doit être versée au dossier. Les agents de révision de l'admissibilité conservent l'ensemble des notes, documents et renseignements relatifs à l'enquête dans le dossier pour référence ultérieure. Après examen du rapport et du dossier, le superviseur doit être convaincu que des renseignements suffisants appuient la décision prise concernant l'admissibilité de la personne.
Si l'enquête confirme que la personne bénéficiaire a reçu une aide financière à laquelle elle n'avait pas droit, cette aide financière doit être réduite ou annulée, selon ce qui est approprié, et un paiement excédentaire doit être établi.

Si l'administratrice ou l'administrateur ou la personne désignée à cette fin établit qu'il existe des preuves suffisantes pour soupçonner qu'il y a eu intention de commettre une fraude, le cas doit être renvoyé à la police pour qu'elle mène une enquête sous le régime du Code criminel et intente éventuellement une poursuite criminelle.

L'administratrice ou l'administrateur peut autoriser la divulgation du dossier, en tout ou en partie, à la police. On tient un relevé de tous les cas faisant l'objet d'une enquête policière. Un dossier en double doit être créé en cas d'enquête de la police afin qu'on puisse avoir un dossier de travail au bureau du programme Ontario au travail.

L'enquête est menée par le service de police qui a compétence dans la région où l'infraction présumée a été commise.

Mandats de perquisition

Les agents de révision de l'admissibilité peuvent demander un mandat de perquisition aux termes de la Loi sur les infractions provinciales et agir en vertu de ce mandat. L'utilisation d'un mandat de perquisition peut être envisagée s'il est clair et probant que l'information manquante ou dissimulée est essentielle à la détermination de l'admissibilité d'une personne. Les agents de révision de l'admissibilité ne sont jamais autorisés, sous aucune considération, à demander un mandat de perquisition en vertu du Code criminel et à agir en vertu d'un tel mandat.

Règle générale, le mandat de perquisition est utilisé quand une demande d'information d'une tierce partie dans le cadre d'une enquête a été refusée ou risque de l'être. Les agents de révision de l'admissibilité peuvent ne pas obtenir accès à certains renseignements parce que la tierce partie qui détient l'information pertinente ne reconnaît pas leur pouvoir de recueillir cette information ou n'admet pas la validité du formulaire de consentement signé par la personne bénéficiaire. Par exemple, un mandat de perquisition peut être utilisé pour obtenir des renseignements d'une institution financière, d'un employeur ou d'un autre tiers.

Il est interdit aux agents de révision de l'admissibilité de pénétrer dans un lieu qui sert de logement sans le consentement de l'occupant s'ils ne détiennent pas un mandat de perquisition. Ils peuvent demander un mandat de perquisition pour pénétrer dans un logement uniquement s'il existe des motifs raisonnables de croire que le logement est utilisé comme lieu d'affaires ou d'emploi et qu'il existe une preuve relative à cette activité qui a des incidences sur l'admissibilité d'une personne.

Un mandat de perquisition ne peut être obtenu qu'auprès d'un juge ou d'un juge de paix. Avant de décerner un mandat de perquisition, le juge ou le juge de paix doit être convaincu qu'il existe des motifs raisonnables et probables de croire qu'une infraction peut avoir été commise et que la preuve pertinente relative à cette infraction se trouve dans le lieu visé par le mandat. Il faut respecter certaines conditions et limites lorsqu'on demande un mandat de perquisition aux termes de la Loi sur les infractions provinciales et qu'on agit en vertu d'un tel mandat.

Le pouvoir de demander un mandat de perquisition, qui est assujetti à certains critères, doit être autorisé par le directeur. Les agents d'évaluation de l'admissibilité et les chefs de service doivent suivre et réussir un cours de formation sur les mandats de perquisition décernés sous le régime des lois provinciales et connaître les protocoles applicables à l'échelle locale et expliqués dans le Search Warrant Manual (guide sur les mandats de perquisition).

Protocole local

Pour faciliter le traitement efficace des cas de fraude présumée de l'aide sociale, les administrateurs doivent élaborer, en collaboration avec les services de police locaux et le Bureau des procureurs de la Couronne, un protocole et des processus pour assurer la réalisation d'enquêtes efficaces et des poursuites dans les cas de fraude présumée de l'aide sociale.

Le protocole doit décrire les pratiques locales du bureau de prestation des services d'aide sociale, du service de police et du bureau des procureurs de la Couronne en ce qui concerne chaque étape d'une enquête applicable aux éléments suivants :

  • la collecte des renseignements propres au cas;
  • la procédure de renvoi du cas à la police;
  • la préparation et l'examen du dossier des agents de révision de l'admissibilité avec la police;
  • la sécurité, la documentation, la conservation et l'élimination des preuves;
  • la préparation du dossier de la Couronne.

Le protocole doit aussi mentionner les personnes-ressources au bureau local de prestation des services, au service de police et au bureau local des procureurs de la Couronne aux fins de l'échange de renseignements et de conseils juridiques.

Responsabilités après le renvoi du dossier à la police

Il convient que les agents de révision de l'admissibilité surveillent le processus de renvoi du dossier à la police et restent en contact avec la police pour connaître les résultats de l'enquête criminelle. Si une accusation est portée sous le régime du Code criminel ou de la Loi sur les infractions provinciales, les agents assurent la liaison avec l'agente ou l'agent responsable de l'enquête en ce qui concerne, par exemple, les dates de comparution en cour et la décision rendue dans l'affaire.

À l'issue de la poursuite judiciaire, l'administratrice ou l'administrateur, ou la personne désignée à cette fin, doit voir à l'instauration des procédures nécessaires pour assurer le retour de tous les documents originaux et des chèques, et veiller à ce que, d'une part, la question des paiements excédentaires soit réglée de façon appropriée et, d'autre part, les résultats de l'action en justice soient rapidement saisis dans le SAGAS ou le système de gestion des dossiers des Premières nations, selon ce qui est approprié.
En cas de déclaration de culpabilité pour fraude de l'aide sociale, l'agent de révision de l'admissibilité doit obtenir une copie certifiée conforme du certificat de condamnation ou de déclaration de culpabilité émis par le tribunal, la verser au dossier de la personne bénéficiaire, et saisir les renseignements appropriés dans le système informatique.

Paiements excédentaires (voir la Directive 9.3 : Recouvrement des paiements excédentaires pour un complément d'information)
Si un paiement excédentaire est constaté et qu'on décide de ne pas renvoyer le dossier à la police pour enquête criminelle, la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire est informée du montant du paiement excédentaire et de la raison à son origine. Le recouvrement commence conformément au processus de recouvrement des paiements excédentaires établi à l'égard des dossiers actifs et inactifs.

Si un paiement excédentaire est constaté et qu'on décide de renvoyer le dossier à la police pour enquête criminelle, la personne qui fait une demande ou qui est bénéficiaire est informée du montant du paiement excédentaire et de la raison à son origine. Toutefois, compte tenu du protocole local conclu avec les responsables locaux, le paiement excédentaire peut être réputé « temporairement irrécouvrable » en attendant l'issue de l'enquête criminelle.

Déménagement de la personne bénéficiaire faisant l'objet d'une enquête

Si la personne bénéficiaire qui fait l'objet d'une enquête déménage et que les renseignements qu'ont recueillis les agents de révision de l'admissibilité sont nécessaires au nouvel endroit pour déterminer l'admissibilité antérieure et continue de la personne bénéficiaire, des copies de son dossier peuvent être communiquées au nouvel endroit ou au nouvel agent de prestation de services. Il convient que le bureau d’origine conserve le fichier maître comportant tous les documents d’origine.

Ordonnance de restitution

En cas de déclaration de culpabilité, le tribunal peut ordonner la restitution d'une partie ou de la totalité des paiements excédentaires en cause.

L'ordonnance de restitution diffère du paiement excédentaire, qui est transférable, en ce sens qu'elle peut préciser un agent donné de prestation de services. Cet agent doit alors s'assurer que la personne bénéficiaire fait les paiements prévus conformément aux modalités de l'ordonnance de restitution.

Si la personne bénéficiaire ne fait pas les paiements prévus, l'agent de prestation de services peut déduire une partie du paiement excédentaire de l'aide financière accordée à la personne bénéficiaire.

Allégations de fraude de l'aide sociale non fondées

Les allégations de fraude de l'aide sociale réputées non fondées à la suite d'une évaluation ou d'une enquête sont supprimées ou retirées des dossiers électronique et papier un an après la date de la fin de l'évaluation ou de l'enquête (y compris, s'il y a lieu, les documents relatifs, d'une part, aux activités des services de police et de la Couronne et, d'autre part, à l'instance judiciaire). Les renseignements se rapportant à la plainte en matière d'admissibilité et les résultats de l'évaluation ou de l'enquête sont détruits.

Cette disposition ne s'applique qu'aux plaintes en matière d'admissibilité sans fondement et si aucune mesure ultérieure n'a été prise à l'égard du cas (paiement excédentaire reporté, cas clos, etc.) par suite de la plainte.

Autres cas de fraude

Si une tierce partie (vendeur, fournisseur de services de garde d'enfants, fiduciaire, etc.) est soupçonnée de fraude, on peut signaler la fraude éventuelle à l'autorité pertinente qui supervise le contrat de service ou l'activité du fournisseur de services.

Les cas de fraude dans le domaine du logement comme l'octroi injustifié d'un logement dont le loyer est indexé sur le revenu ou une activité de garde d'enfants (prestation de services de garde d'enfants en résidence privée tout en réclamant des dépenses pour frais de services de garde d'enfants agréés ou non agréés) peuvent faire l'objet d'une enquête par les agents d'évaluation de l'admissibilité.