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7. Administration du programme

Procédures recommandées

Il incombe conjointement à l’intervenante ou intervenant en protection des adultes, à la ou au chef du programme et à l’organisme parrain de remplir et de tenir à jour des dossiers sur les personnes qui participent au programme (dossiers actifs et dossiers fermés).

De plus, ils ont la responsabilité commune de tenir des statistiques exactes et à jour du volume de cas et de l’activité pour l’ensemble du programme, comme l'exige l'organisme de service et/ou le Ministère dans son contrat de service.

Signalement des incidents graves

Il incombe conjointement aux intervenantes et intervenants en protection des adultes, à la ou au chef du programme et à l’organisme parrain de se conformer aux procédures qui figurent dans la Marche à suivre pour signaler les incidents graves du ministère des Services sociaux et communautaires. L’organisme parrain devrait communiquer avec la superviseure ou le superviseur du programme pour se procurer une copie de la Marche à suivre, et s’assurer que l'intervenante ou intervenant en protection des adultes et la ou le chef du programme comprennent pleinement leurs responsabilités en matière de signalement des incidents graves.

Règlement sur les mesures d'assurance de la qualité

Les organismes de service et les organismes SOPDI doivent se conformer aux exigences énoncées dans le Règlement 299/10, Mesures d'assurance de la qualité, en vertu de la LISPDL. Le Règlement décrit les mesures à prendre pour :

  • favoriser l'inclusion sociale;
  • élaborer des plans de soutien individualisés;
  • aider à gérer les finances au jour le jour;
  • promouvoir la santé, les services médicaux et les médicaments;
  • prévenir et signaler les mauvais traitements;
  • respecter la confidentialité et la vie privée;
  • assurer la sécurité dans les lieux appartenant à l'organisme ou administrés par lui;
  • assurer la sécurité des gens;
  • adopter des pratiques en matière de ressources humaines;
  • tenir des dossiers sur les services;
  • adopter des stratégies d'intervention comportementale;
  • appuyer le bien-être de la personne.

Il incombe aux organismes offrant un PPA de veiller à ce que les intervenantes et intervenants soient conscients des attentes énoncées dans le règlement sur les mesures d'assurance de la qualité.

Par ailleurs, il pourrait être utile pour l'intervenante ou intervenant d'informer les clients, nouveaux et existants, de son obligation de signaler les mauvais traitements qui pourraient constituer une infraction criminelle.

Dossiers

Dossiers sur les personnes

L'article 35 de la Loi de 2008 sur les services et soutiens favorisant l’inclusion sociale des personnes ayant une déficience intellectuelle confère au Ministère le pouvoir de recueillir et d'utiliser les renseignements personnels dans certaines circonstances. Pour plus de détails, consulter la Loi.

De plus, la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé, notamment l'obtention des consentements et la prestation d'avis au besoin, doivent respecter toutes les lois applicables sur la protection de la vie privée (p. ex. la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et la Loi sur l'accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé).

Pour uniformiser l'administration du PPA, il faut conserver, dans le dossier d'une personne, les documents et renseignements suivants sur les services fournis :

  • Admission/aiguillage : Une documentation détaillée de la demande d’aide de la personne devraient figurer au dossier. Il en est de même pour la nature de l’intervention de l’intervenante ou intervenant en protection des adultes (y compris la mention des objectifs et des besoins de la personne) et pour l’intervention auprès d’autres services (services communautaires financés par le gouvernement et services communautaires généraux). Les documents devraient aussi contenir des renseignements personnels comme le nom, l’adresse, les numéros de téléphone, des détails concernant l’emploi ou les sources de revenus ainsi que toute documentation reçue des SOPDI.
  • Notes/rapports de contact : Les rapports devraient contenir des renseignements à jour qui sont pertinents et nécessaires pour comprendre l’intervention de l’intervenante ou intervenant en protection des adultes auprès de la personne. Les renseignements doivent être suffisamment détaillés pour permettre, à une ou un collègue de l’intervenante ou intervenant qui s’occupe principalement de la personne, d’offrir un soutien en l’absence d’un membre du personnel ou lors d’un changement de personnel. Les renseignements pourraient inclure les antécédents sociaux de la personne s’ils sont pertinents pour l’intervention de l’intervenante ou intervenant, les contacts importants établis avec la personne ou en son nom, ainsi que la documentation des événements dans un contexte de défense des droits.

    Les rapports devraient aussi documenter les progrès accomplis pour aider la personne à réaliser ses objectifs, ou encore les changements survenus dans les besoins ou objectifs de la personne.
  • Consentement à l’obtention et à la divulgation de renseignements : L'intervenante ou intervenant en protection des adultes, la ou le chef du programme et l’organisme parrain devraient examiner attentivement les renseignements demandés à l’intéressé(e) ou à d’autres personnes afin de déterminer s'ils ont un lien direct avec sa participation au programme. L’intervenante ou intervenant en protection des adultes doit, avant de demander à la personne de signer un formulaire de consentement, lui expliquer les raisons pour lesquelles on demande des renseignements précis et l’utilisation que l’on se propose d’en faire.
  • Rapport de fermeture : Ce rapport met fin à l’intervention de l’intervenante ou intervenant en protection des adultes, et devrait en comporter un résumé indiquant le motif pour lequel il ou elle cesse d’intervenir activement auprès de la personne. Il devrait aussi contenir, le cas échéant, des recommandations concernant des mesures à prendre à l’avenir. Si le dossier est fermé en permanence, l'organisme parrain de l'intervenante ou intervenant doit aviser son organisation locale des SOPDI.
  • Autres documents : Tout autre document concernant le soutien que l'intervenante ou intervenant en protection des adultes a fourni à la personne (p. ex. les documents concernant la tutelle dans le cadre du POSPH).

Dossiers et statistiques du programme :

Les organismes parrains doivent conserver le dossier de la personne en lieu sûr afin de protéger la confidentialité des renseignements.

Les organismes parrains sont tenus de recueillir des statistiques concernant leur prestation du PPA. L'organisme et le Ministère utilisent cette information pour saisir les activités de service de l'intervenante ou intervenant.

Les données à recueillir sont incluses dans le contrat de service de l'organisme avec le Ministère et expliquées en détail dans les Normes de production de rapports sur les paiements de transfert. Les chefs des PPA devraient discuter des exigences et contacter leur superviseure ou superviseur de programme du Ministère pour bien comprendre les exigences en matière de collecte des données.