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5.0 Qualités requises des évaluateurs et normes de service pour évaluer les besoins de soutien

Applicable aux : Entités d’examen des demandes
Cadre juridique :
Sous-dispositions 7 (2) 2 ii., 7 (2) 2 iii.
Fonction des Entités d’examen des demandes aux termes de la Loi : Alinéa 17 (1) a)
Date d’entrée en vigueur :
Le 15 août 2013

Objet

L’objet de cette directive est de s’assurer que la collecte des renseignements est uniforme à l’échelle de la province afin que les décisions sur les services et soutiens aux adultes ayant une déficience intellectuelle, qui sont financés par le ministère, et leur planification, émanent de données précises sur les besoins, l’ordre de priorité et la situation des personnes dont la déficience intellectuelle a été établie conformément à la Loi.

Politique

Les Entités d’examen des demandes doivent adopter un processus uniforme à l’échelle de la province pour évaluer les besoins de soutien des auteurs de demande admissibles aux services et soutiens aux adultes ayant une déficience intellectuelle, qui sont financés par le ministère conformément à la Loi. Ce processus sera administré par des évaluateurs qualifiés.

Directive

Les Entités d’examen des demandes doivent confier à des évaluateurs qualifiés le soin d’utiliser la trousse de demande de services pour réunir des données sur les besoins de soutien, l’ordre de priorité et la situation des personnes ayant une déficience intellectuelle. La trousse de demande de services comprend la demande de services et de soutiens et l’Échelle d’intensité de soutien (SIS-F).

Les Entités d’examen des demandes doivent s’assurer que les données sont réunies, entreposées et tenues à jour de façon rigoureuse et uniforme, et satisfont aux normes du programme de formation des évaluateurs et d’assurance de la qualité du ministère.

Les Entités d’examen des demandes doivent s’assurer que les évaluateurs participent aux programmes de formation et d’assurance de la qualité des données organisés régulièrement par le ministère, font leurs évaluations et présentent leurs rapports sur les besoins de soutien selon une norme uniforme à l’échelle de la province, comme l’exige cette directive :

Une évaluation des besoins de soutien n’est valide et complète que lorsqu’elle est faite par une évaluatrice ou un évaluateur qui a terminé avec succès le programme de formation des évaluateurs et d’assurance de la qualité du ministère au cours des 18 derniers mois.

Qualités et compétences requises des évaluateurs

Les Entités d’examen des demandes doivent s’assurer que les évaluateurs qui utilisent la trousse de demande de services ont les qualités requises suivantes :

  • un grade de premier cycle ou l’équivalent dans un domaine connexe aux services à la personne (psychologie, sociologie ou travail social, par exemple)4;
  • au moins cinq (5) ans d’expérience récente dans le secteur des services aux personnes ayant une déficience intellectuelle, ou l’équivalent dans une profession en rapport avec les services à la personne5;
  • l’expérience de l’accueil, de la gestion des cas, de la coordination des services, du soutien direct et/ou de la défense des droits; et
  • avoir terminé avec succès l’initiation à l’utilisation de la trousse de demande de services en suivant le programme de formation des évaluateurs et d’assurance de la qualité des données du ministère;

Les évaluateurs doivent répondre aux exigences de formation continue et d’expérience suivantes pour continuer de satisfaire aux normes du ministère :

  • passer avec succès, tous les 18 mois, l’examen de la fiabilité administré dans le cadre du programme de formation des évaluateurs et d’assurance de la qualité du ministère;


  • utiliser régulièrement la trousse de demande de services avec les auteurs de demande. Idéalement, les évaluateurs à temps plein doivent avoir rempli au moins 36 trousses de demande de services au cours des 18 mois séparant chaque examen de la fiabilité;


  • il convient que les évaluateurs à temps partiel, en détachement ou à contrat, auxquels on fait appel dans le cadre de pratiques exemplaires, gèrent au moins deux trousses de demande pour chaque mois d’emploi aux Entités d’examen des demandes, une fois mené à bien l’examen de la fiabilité de l’évaluateur;


  • les évaluateurs qui réintègrent le milieu de travail après un congé de plus de quatre mois doivent assister à une séance de suivi avec un formateur avant de reprendre la gestion des trousses de demande.

Les évaluateurs doivent aussi avoir les compétences suivantes :

  • connaissance approfondie des techniques d’entrevues et de l’écoute active, aptitude à établir des liens, quel que soit le handicap de leurs interlocuteurs, savoir quand poser d’autres questions pour lever une ambiguïté; et
  • approche de la facilitation centrée sur la personne, capacité d’orienter la discussion sur les besoins de soutien et la priorité du cas, capacité de reconnaître les différences subtiles entre cette priorité et celles d’autres fournisseurs de soins.

Les Entités d’examen des demandes doivent également s’assurer que les évaluateurs qui utilisent la trousse de demande de services ne participent pas directement à la prestation des services aux personnes ayant une déficience intellectuelle (c.-à-d., ne travaillent pas pour un organisme de service qui offre des services et soutiens résidentiels ou liés à la participation communautaire prévus par la Loi).

Normes de service applicables au processus d’évaluation (trousse de demande de services)

Les Entités d’examen des demandes doivent établir les normes de service suivantes et les faire appliquer par les évaluateurs qui utilisent la trousse de demande de services :

  • Les renseignements personnels ne peuvent être réunis qu’après avoir informé les auteurs de demande, et s’être assuré qu’ils ont compris l’objet de la collecte et de la communication de ces données conformément à la Loi.
  • L’utilisation de la trousse de demande de services doit comporter deux entrevues semi-structurées auxquelles assisteront l’évaluatrice ou l’évaluateur6, l’auteure ou l’auteur de la demande admissible, et au moins une répondante ou un répondant, mais pas plus de quatre. Ces entrevues doivent se dérouler de la façon décrite dans le manuel de formation des évaluateurs et d’assurance de la qualité et le manuel d’initiation à la trousse de demande de services.
  • On définit la répondante ou le répondant comme suit : une personne qui connaît l’auteure ou l’auteur de la demande depuis au moins trois mois et a pu l’observer dans un ou divers contextes pendant de longues périodes de temps. Les répondants doivent aussi être capables de comprendre toutes les questions qui leur sont posées et d’y répondre.
  • Par répondante ou répondant, on entend : le père, la mère, un frère, une soeur, un autre membre de la famille, une tutrice ou un tuteur, un membre du personnel de soutien direct, une superviseure ou un superviseur, une enseignante ou un enseignant, ou toute autre personne qui aide, travaille ou vit avec la personne faisant l’objet de l’évaluation et la comprend et comprend ses besoins particuliers de soutien.
  • Les Entités d’examen des demandes feront de leur mieux pour que les auteurs de demande soient présents aux deux entrevues prévues dans la trousse de demande de services.
  • Il peut arriver, exceptionnellement, que les auteurs de demande ne participent qu’à une partie de l’entrevue ou se présentent seuls à l’entrevue :
    • ils pourront ne participer qu’à une partie de l’entrevue seulement s’il est évident que l’entrevue ne les aide pas, mais qu’ils souhaitent tout de même remplir une trousse de demande de services;
    • ils pourront se présenter seuls à l’entrevue s’ils n’ont personne qui les connaisse depuis au mois trois mois et/ou insistent pour se représenter eux-mêmes.
  • Exceptionnellement, ou si la personne le demande ou le requiert, il pourra s’écouler plus de 15 jours ouvrables entre la première et la deuxième entrevues.
  • Les Entités d’examen des demandes doivent fournir des renseignements de base sur les entrevues, et la trousse de demande de services, aux auteurs de demande et à leurs répondants au moins (10) jours ouvrables avant la première entrevue.
  • Les auteurs de demande peuvent remplir certaines sections de la trousse de demande de services avant l’entrevue. Au premier rendez-vous, la personne qui procède à l’évaluation examinera les sections déjà remplies pour s’assurer que les questions ont été comprises et que les réponses sont complètes.
  • Les entrevues auront lieu en personne, tous les participants se réuniront au même endroit ou se retrouveront par vidéoconférence.
  • L’évaluatrice ou l’évaluateur doit obtenir une réponse valide à chaque question figurant dans la trousse de demande de services.
  • Les Entités d’examen des demandes doivent réexaminer les besoins de soutien des personnes ayant une déficience intellectuelle dont le nom figure sur la liste d’attente, et de celles qui reçoivent des services, tous les cinq ans :
    • Le réexamen aura lieu tous les cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière trousse de demande de services a été remplie.
    • Les Entités d’examen des demandes doivent s’assurer que les évaluateurs se conforment aux normes d’utilisation de la trousse de demande de services lorsqu’ils réexaminent les besoins de soutien des personnes ayant une déficience intellectuelle.
    • Le réexamen nécessitera qu’on remplisse une nouvelle trousse de demande de services, et donc une nouvelle demande de services et de soutiens et une nouvelle Échelle d’intensité de soutien (SIS-F); et
    • Si les besoins de soutien ou la situation personnelle d’une personne ayant une déficience intellectuelle changent de façon notable, les Entités d’examen des demandes doivent prendre les mesures qui s’imposent pour procéder plus rapidement au réexamen.
  • Une évaluatrice qualifiée ou un évaluateur qualifié peut utiliser une trousse de demande de services pour une personne qui a au moins seize ans si, en dehors du critère d’âge, cette personne satisfait aux critères d’admissibilité aux services et soutiens aux adultes ayant une déficience intellectuelle, qui sont financés par le ministère conformément à la Loi :
    • Les Entités d’examen des demandes ne peuvent aiguiller ces personnes vers ce type de services et soutiens avant leur dix-huitième anniversaire.


4Il incombe aux Entités d’établir quelles sont ces équivalences dans leur contexte régional.

5Il incombe aux Entités d’établir quelles sont ces équivalences dans leur contexte régional.

6Il est vivement recommandé de faire appel aux mêmes évaluateurs pour mener les deux entrevues. Si la personne qui a procédé à la première évaluation n’est pas disponible pour la deuxième entrevue, les auteurs de demande ou leurs représentants peuvent demander qu’une autre personne procède à la deuxième évaluation pour remplir plus vite la trousse de demande de services.