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8.0 Présentation de rapports au ministère

Applicable aux : Entités d’examen des demandes
Cadre juridique :
Disposition 7 (2) 3.
Fonction des Entités d’examen des demandes aux termes de la Loi :
Paragraphe 8 (13), article 35
Date d’entrée en vigueur :
Le 15 août 2013

Objet

L’objet de cette directive est d’assurer l’efficacité et la transparence des communications entre le ministère et les Entités d’examen des demandes, et de réunir des données à jour. Les rapports ainsi générés faciliteront la planification communautaire, les prévisions du MSSC, la mesure du rendement, et l’élaboration des programmes et politiques.

Politique

Les Entités d’examen des demandes doivent remettre au ministère des rapports trimestriels et annuels à partir des données tirées du processus d’évaluation et fournies par les organismes de service du MSSC, sous la forme indiquée dans cette directive, et d’autres rapports prescrits par le ministère.

Directive

Les Entités d’examen des demandes doivent :

  • utiliser la technologie de l’information prescrite par le ministère pour réunir et gérer les renseignements;
  • suivre les consignes du MSSC en matière de technologie de l’information, et celles qui figurent dans la directive sur les qualités requises et les normes de service pour évaluer les besoins, afin de préserver l’intégrité, l’uniformité et la validité des renseignements réunis et satisfaire aux exigences de présentation des rapports;
  • préparer des rapports trimestriels à partir de la base de statistiques sommaires, notamment :
    • la mise en oeuvre et utilisation du financement direct :
      • le nombre d’accords de financement direct;
      • la valeur monétaire des accords;
      • les services et soutiens aux adultes ayant une déficience intellectuelle achetés, avec le code de détail du MSSC; et
      • le pourcentage d’auteurs de demande ayant conclu un accord de financement direct, avec le code de détail du MSSC.
    • les demandes relatives aux services et soutiens aux adultes ayant une déficience intellectuelle :
      • le nombre et type de demandes (y compris les demandes urgentes).
    • l'admissibilité :
      • le nombre d’auteurs de demande dont l’admissibilité a été confirmée;
      • le nombre d’auteurs de demande jugés inadmissibles;
      • le nombre de demandes de réexamen d’une décision;
      • le nombre de demandes de réexamen d’une décision ayant abouti à la décision de confirmer l’admissibilité;et
      • le nombre de demandes de réexamen d’une décision ayant abouti à la décision de confirmer la décision originale, à savoir que la personne n’est pas admissible.
    • le calendrier :
      • le nombre moyen de jours ouvrables entre la prise de contact initiale et la confirmation de l’admissibilité; et

      • le nombre moyen de jours ouvrables entre la confirmation de l’admissibilité et la première entrevue relative à la trousse de demande de services.
    • le nombre d’évaluateurs qualifiés :7
      • le nombre de personnes en poste; et
      • les employés à temps plein (ÉTP).
    • la trousse de demande de services :
      • les besoins exceptionnels en matière de soutien médical et comportemental (Échelle d’intensité de soutien (SIS-F), section 3, score brut);
      • le nombre d’auteurs de demande selon l’index des besoins de soutien de l’Échelle d’intensité de soutien (SIS-F) (score des composantes);
      • la nature de la demande actuelle (demande de services et de soutiens - section 1, question 1);
      • le statut actuelle de l’auteure ou l’auteur de la demande (demande de services et de soutiens - section 1, question 2);
      • l' âge (demande de services et de soutiens - section 1, question 3);
      • le sexe (demande de services et de soutiens - section 1, question 3);
      • la langue préférée pour l'entrevue (demande de services et de soutiens - section 1, question 9);
      • les conditions de vie actuelles (demande de services et de soutiens - section 2, questions 7). .
    • le nombre total de trousses de demande de services en cours d’établissement.

    • le nombre total de trousses de demande de services remplies, et totaux partiels :
      • des auteurs de demande admissibles ayant rempli leur première trousse de demande de services qui ne recevaient auparavant aucun service ni soutien aux adultes ayant une déficience intellectuelle financé par le ministère;
      • des auteurs de demande admissibles ayant rempli leur première trousse de demande de services et qui recevaient déjà ce type de services et soutiens;
      • des personnes qui avaient été jugées admissibles à ce type de services et soutiens qui ont fait l’objet d’une réévaluation, par groupe d’âge et type de réexamen (p. ex., réexamen tous les cinq ans ou réexamen nécessité par un changement dans les besoins ou la situation).

    • l'accès aux services et soutiens aux adultes ayant une déficience intellectuelle, qui sont financés par le ministère :
      • les auteurs de demande admissibles qui ne recevaient auparavant aucun service ni soutien de ce type, et qui en reçoivent maintenant, avec le code de détail du MSSC;
      • les auteurs de demande admissibles qui ne recevaient auparavant aucun service ni soutien de ce type et n’en reçoivent toujours pas;
      • les personnes dont la déficience intellectuelle a déjà été établie, qui ont présenté une nouvelle demande et ont reçu de nouveaux services et soutiens, ou davantage de services et soutiens, ou des services et soutiens différents, avec le code de détail du MSSC.
      • une analyse comparative des services et soutiens aux adultes ayant une déficience intellectuelle que les auteurs de demande ont obtenus sous forme de financement direct, ou par l’intermédiaire d’organismes de service financés par le ministère.
      • une analyse des changements dans les besoins de chaque auteure ou auteur de demande - données tirées de la première trousse de demande de services et du réexamen effectué tous les cinq ans.

Les Entités d’examen des demandes doivent préparer ces reports tous les trimestres et les soumettre dans un même envoi au bureau régional au plus tard dans le mois qui suit la fin du trimestre d’exercice.

Voici le calendrier de présentation des rapports trimestriels et du rapport annuel :

  • Date de remise du rapport du 1er trimestre : le 31 juillet (pour la période allant du 1er avril au 30 juin);

  • Date de remise du rapport du 2e trimestre : le 31 octobre (pour la période allant du 1er juillet au 30 septembre);

  • Date de remise du rapport du 3e trimestre : le 31 janvier  (pour la période allant du 1er octobre au 31 décembre);

  • Date de remise du rapport du 4e trimestre : (pour la période allant du 1er janvier au 31 mars) ET du rapport annuel : le 30 avril.


7Voir la directive Qualités requises et normes de service pour évaluer les besoins